這篇文章是我從2019年3月開始使用子彈筆記至今,連續超過365天不間斷紀錄的使用感想。這個習慣,幫我兼顧正職工作的繁忙、同時經營閱讀前哨站部落格、掌握自己短中長期的目標進度,甚至出國旅遊也不忘帶在身邊書寫。


為什麼會寫這篇分享文?

距離上次分享子彈筆記實踐心得至今,又過了6個月的光陰(…真是時光飛逝)。如果你還不知道什麼是「子彈筆記」,可以參考我分享過的文章〈手殘派科技人6個月實踐心得〉,或者直接閱讀《子彈思考整理術》這本原創者的著作。

隨著那篇文章發表之後,期間有許多正在使用子彈筆記的網友、親友給予我回饋,也陸續問了我許多問題。這篇文章,特別寫給已經操作子彈筆記一段時間、或者已經中途放棄的讀者參考,希望能給你一些啟發、甚至讓你重拾對子彈筆記的熱情

以下將與你分享,連續寫了一年之後我學到的七件事,包含這個方式對我造成了什麼想法上的改變,哪些格式該保留、哪些可以捨去。我試著給出最務實的建議,兼顧可執行、簡單易用、達到成效的目標。


1.成為自己的一部份

子彈筆記這個方法對我而言,就像是個讓生活過得更有規劃的系統,裡面紀錄的大小事情如同自己思緒的烙印。每一個親手寫下的筆跡,都有其獨特的溫度和記憶點。不同於數位筆記的無形,子彈筆記讓我多了一種與真實世界的羈絆。

至今,還能回想起某些重大時刻,寫下那些字句時當下的感受。尤其踏入新的一年,轉換到新的筆記本之後,每當我望向書櫃上的舊筆記本,它彷彿乘載著我那個年度生命的重量,心頭便湧上一股充實與堅毅

擁有一本專屬的子彈筆記,我視為自己的一部份,因此我會在筆記的首頁,註記「失物招領」的獎勵。若不小心遺失,讓撿到的人有點誘因能夠歸還給我。我註記的文字如下【圖 1】,有需要的朋友可以參考使用。

  • 中文版:如果你撿到這本筆記,請與我聯絡並歸還給我,我願意支付台幣1000元做為失物招領獎金。
  • 英文版:If you find this missing notebook, please contact and return to me, I will pay you with US$30 as the Lost and Found reward.
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【圖 1】子彈筆記的失物招領宣言範例

2.更常回顧與省思

比起6個月之前使用的方式,現在的我更加重視每一天、每一週、每個月的回顧與省思。認真去回顧哪些事項總是拖延、未完成、中途放棄,然後思考這些事情是不是真的不重要,或者該換一種方法來執行。頻繁的回顧有助於未來優先序的排定

此外,「每日省思」是我認為最值得堅守的方法之一,每天回想當日的行動,是否有任何可以改進之處。有時候我們不一定可以馬上做出改變或改善,但是常保這個意識,挑戰自己的舊行為,當時機到來之時,你就更有可能採取新的做法去應對。


3.提前規劃常保動力

我認為子彈筆記最核心的精神就是掌握「主動規劃」的能力,並且發揮到極致。我們會透過筆記去制定許多「目標」,但我建議不要只傻傻的顧著目標,而是「讓目標以自己為主」。如果回顧與省思的過程告訴你該調整目標,就主動調整不要死守。

我的意思並不是說我們可以隨意中斷或更改目標,而是在運用子彈筆記的過程中,你的思想和能力會有所改變,該視情況做出調整就不要手軟。尤其我聽過有網友為了維持漂亮的年度目標頁面,而遲遲不肯下手修改調整,這樣就是本末倒置了。


4.年度轉移的注意事項

邁入2020年對我而言最大的挑戰,莫過於進行「第一次的子彈筆記年度轉移」,把部分內容從舊筆記挪到新筆記。由於子彈筆記是極具個人風格的工具,哪些內容該轉移、哪些該保留、哪些該刪除,沒有一個標準答案。以下與你分享我的思考方式和實際結果。

首先我思考筆記的哪些部分,是我特別花心力撰寫,但帶來最少的成效。因為寫得豐富、漂亮不是重點,關鍵在於是否有「效果」。隨後,我就發現了一件事情,那些我想轉移的項目,格式夠簡單;我不想轉移的項目,則是太複雜太瑣碎

我很慶幸自己在第一次使用子彈筆記之前,先用了普通筆記本實驗自己的使用方式,最後保留實用的部分,刪除華而不實的部分。儘管如此,在面對第一次年度轉移的時候,我仍然做出了一些取捨的抉擇。


5.哪些格式是我保留的

10年、2年目標修訂

在這兩個部分,問題不大。基本上未來「10年的目標」幾乎維持不變,持續朝向自己規劃的方向邁進。然而「2年目標」,我就依據自己上個年度的情況,做出了目標的增修與刪除。事實是,當我真正「執行」朝向目標的必備行動之後,才知道駕駛盤歪了多少,該做出何種程度的修正。

年度目標修訂

在我舊的年度目標範例中,使用比較多類似「檢核打勾表」的規劃方式,我認為成效不彰。除了返家幾次、旅遊幾次這種數量決定的目標之外,其他專案、職涯的目標,還是盡量使用具體的「步驟」和「時間」去規劃。量化的指標數字則交給每月規劃負責追蹤就好,詳見【圖 2】。

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【圖 2】子彈筆記的年度目標修訂

值得一提的是,新的年度目標,我一直空著這個區塊,直到3月才把它填滿,為什麼拖了這麼久?最主要的原因是,去年成效不彰的狀況,讓我重新檢討規劃的方式,多方參考其他前輩的用法之後,才收斂成適合自己的方式。不需要著急,重點是對自己有效。

每日規劃與習慣追蹤

我的「每日規劃」維持一個自我肯定、三個行動待辦事項(兩件工作,一件私人)、三個感恩、一個省思。這個簡單的格式,或許是讓我得以持之以恆的原因之一。「習慣追蹤」則保留了「運動、寫作、閱讀」,從四月開始加入了新朋友「睡眠時間」(對我來說很難…但…拚了!)。

每月規劃與未來規劃

我現在更加重視「每月規劃」,原因是人類天生重視眼前的短視,我們如果把視野拉長到「一個月的長度」來規劃待辦事項,更有機會離年度目標更近一些。同理,我也在「未來規劃」裡面,擺入更多的關注跟安排,盡最大可能發揮子彈筆記有助「規劃」的核心精神。


6.哪些格式是我捨棄的

零零總總的待辦清單

起初我只是依樣畫葫蘆地,照抄別人「詳細版」的待辦清單方法,例如,我列過部落格的寫作清單,在每條項目加註進度標記:草稿(Drafted)、校稿(Proofed)、排程(Scheduled)。雖然看起來工整有條理,但老實說,最後我都是三個標記一起打叉,完全沒有起到「進度管控」的效果。

所以對我而言,拆成這樣就是「太瑣碎」,不如後來單純列出「清單vs.日期」來的簡單有效(因人而異)。後來,我把未來三個月的寫作清單記錄在電腦Evernote軟體上(同時也是我用來寫作的軟體),只把現在這個月份的待寫清單,挪到子彈筆記的「每月規劃」裡面。

每日習慣(Daily Routine)

我曾經在每月規劃裡,擺入一個「每日習慣」的區塊,記錄自己每天從06:00起床,一直到晚上23:00入睡之間,所有的時段該做什麼,然後用習慣追蹤的檢核表方式每天記錄。除了全職工作的白天之外,我把時段切成六個區間,每天逐一勾核。

起初,我依照暢銷書《原子習慣》建立新習慣的方法,執行了三個月後才開始收到成效。後來,這項習慣漸漸內化成直覺反應,我就把這個區塊給移除了。不可否認的是,這是個培養新習慣的好方法,它沒跟著我到2020年純粹是因為它功成身退了。以下詳見【圖 3】。

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【圖 3】子彈筆記的捨棄項目

7.待改善與進步的項目

極盡所能保持簡單格式

使用子彈筆記的最佳建議,我總認為是「越簡單越好」。尤其當我進行年度轉移的時候,寫新的一本筆記時,很慶幸自己因為格式簡單,花了半天就轉移完成。簡單有另一個好處,你會花相對少的時間,糾結在格式和美工,重點是規劃完的「實際行動」,而不是精美的「規劃本身」。

每天的睡前規劃

我自己深有感觸的是:當天是否回顧「每日規劃」,會影響隔天的起床狀態。意思是,如果當我在睡前的晚上,就規劃好「隔天要做的三件事」,隔天早晨就會帶著某種意識醒來,甚至是在鬧鐘響之前就醒來。

相反的,我偶爾會因為懶惰,或者就乾脆忘了,想說「隔天早上再補寫」。這樣的效果反而是不好的,隔天醒來的時候,更大的機率賴床、延後鬧鐘、或乾脆跳過自己辛苦建立的每日晨間習慣。我估算大約有三成的日子,我是忘了或刻意沒寫隔天規劃,期許新的一本能夠改善這個現象。

專案型的跨頁運用

對於專案而言,我習慣留白2~4頁的偶數跨頁,並且在子彈筆記的最前頭用「索引」把專案頁碼、名稱標註清楚。例如,我最近受邀開立「子彈筆記用於職涯規劃」的線下免費講座,我就留出2頁的篇幅,紀錄我的課程規劃與時程安排(目前同步進行問卷調查)。

實際上,在2019年剛嘗試子彈筆記的時候,我其實只建立了2個跨頁專案,可以說還沒把這個方法發揮到極致。新的一年我盤點手邊預計進行的專案,不手軟地保留了許多空白篇幅,做為專案使用。很奇妙的是,很多新想法跟靈感,也開始從筆記紙上「浮現」出來。

不要粉飾紀錄

擺在最後,但不是最不重要的,就是要完全地「忠實記錄」。當我回顧自己進行習慣追蹤的方式,最要不得的就是,為了讓某個紀錄更「漂亮」,而刻意把明明沒做的習慣畫成完成。粉飾紀錄的這種做法百害而無益,人們總是很容易就把自己騙了過去。

子彈筆記是寫給你「自己」看的。這些實際發生的經驗與歷程,無論「做或沒做」都能讓你從中學到一些事情。重點是幫自己釐清優先序、發現進度的延宕與偏離,盡快做出更好的決定,改變自己的行為,回顧省思之後,就把眼光向前看。


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常見問題整理

  • 哪些事項用子彈筆記紀錄?哪些則用電腦軟體紀錄?

    在我的使用經驗中,子彈筆記的「手寫」動作,可以提高自己對特定事情的「記憶力」與「連結性」。

    就像讀紙本書和電子書的差異一樣,紙本書你總是會記得,印象深刻的橋段在紙本書的哪個「厚度」跟「位置」,這是電子產品無法取代的。就像上面文章提到的,許多靈感浮出來的地方,就是我記憶中透過「手寫」到子彈筆記本上的位置。

    因此我會將短、中期的待辦事項與規劃,用手寫的方式記錄到子彈筆記上,加深自己的印象跟記憶。另外,我把需要長期量化記錄、需要查詢、資料繁雜的事情,記錄在軟體裡面,這些項目不需要時時刻刻掛在心上,但是查詢跟撈取要夠方便。

    用子彈筆記紀錄:專案的執行步驟與備忘、部落格當月份的寫作清單、經典到非記不可的名言佳句。
    用電腦軟體紀錄:專案資料蒐集與彙整、部落格長期的寫作清單、書籍待讀清單、名言佳句清單。
     

  • 如何簡化千篇一律的感覺,例如Daily寫過的東西,還要再寫進Monthly Log和Future Log嗎?

    我認為當月的 Monthly Log 和 Future Log 是用來「規劃」,提前構想好、有新的規畫時寫入。

    Daily則是用來記錄「當下」與「隔天」的事情。只有兩種例外狀況,我才會挪到這兩個地方重寫:

    .第一種:2月份 Daily 「沒完成」的項目,在隔月的「回顧檢視」時,如果仍然認為很重要,才寫到3月份的Monthly Log
    .第二種:2月份 Daily 「完成」的大事件,你認為值得在下個年度的「回顧檢視」時回味的,才寫回2月份的Monthly Log

    心態上的建議,不要只把 Daily 當作流水帳。忠實記錄當天預計做的事情、沒做完的事情,定期「回顧檢視」觀察自己專注在什麼事情上?對什麼事情沒什麼興趣?哪些事情對你真正重要?不奢求完美版本的子彈筆記紀錄,反而要追求「自己」盡可能地進步與改變。
     

  • 如何在Daily與專案群組Collection的細小Task之間建立連結?

    例如:「如果將 Collection 定義成一個 Project Level (例如:準備每個月度的報告),然後切成數個小 Task,以方便在 Daily Log 安排這些 Task 。這些 Task 與此 Collection 也有建議的連結方式嗎?目的是能快速看出來這 Task 是屬於某一個 Collection 或 Project。」

    我的建議是,假設你有兩個 Collection Index:Project A (#30-#31) 和 Project B (#60-#61),#代表頁數。在 Collection 頁面裡,記錄 Task 的時候標註上編號。

    例如在 Project A (#30-#31) 裡面寫上兩個 Task:
    1. 蒐集表格數據
    2. 準備組織圖

    然後在 Project B (#60-#61) 裡面寫上一個 Task:
    1. 準備季度趨勢圖

    讓我們回到你在某一天 Daily log 的書寫方式,就可以寫成這樣:
    .#30-1 蒐集表格數據
    .#30-2 準備組織圖
    .#60-1 準備季度趨勢圖

    用 # 標記在前面,讓你可以直接翻到該 Collection 頁面,然後找到對應的 Task 編號,用這個方式就可以建立快速的連結。之所以建議用 # 頁碼標記的原因是,是因為若以 Project Name 標註,這樣還要翻回 Index 頁、查好頁碼後再翻到 Collection 頁,略顯麻煩與費力。
     


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