《防彈筆記法》讀後心得和訪談作者的十個重點整理 1

如果你是以下這三種人,今天介紹的這本書你一定不能錯過。(1) 不會做計劃,想到要規劃目標就頭痛,不知道未來自己到底要什麼、(2) 寫了很多反省日記,但真正對未來目標有幫助的卻很少、(3) 有拖延症,害怕自己到底做對做錯,因為工作雜亂又太多干擾而導致延遲。


我為什麼想讀這本書?

防彈筆記法》的作者是電腦玩物站長 Esor,我自己本身是電腦玩物網站的長期讀者。他在電腦玩物網站上的分享很多軟體工具的介紹,最特別的是他都會講自己的實踐方法,還有使用這些工具的思考方式。在許多數位工具的使用上,我有很多靈感都是受到他的啟發。

在過去四年來,我持續使用「子彈筆記」規劃和改善我的生活;過去半年多來,我也開始實行「卡片盒筆記」來發展和累積我的知識資料庫。但是我仍然對 Esor 新推出的「防彈筆記」方法感到十分好奇,因為他除了經營電腦玩物網站之外,平日還擔任出版社編輯的工作,甚至跑遍全台各地舉辦課程和講座。我非常佩服 Esor 的時間管理能力和強大的生產力,希望能透過這本書讓我一探究竟。

這次,我有幸邀請到 Esor 跟我進行一上「線上訪談」,我讀完書之後整理出 10 個由淺入深的問題,希望透過他的角度,為我和讀者解答一些做筆記時常遭遇的疑難雜症。若你有興趣的話可以直接收聽 Podcast 「下一本讀什麼 EP.198」的訪談節目(90 分鐘)。以下則是我整理的訪綱和一些額外的重點摘錄。

《防彈筆記法》讀後心得和訪談作者的十個重點整理

1.為什麼一定要用筆記系統?

Q:單純看《防彈筆記法》的書名是在講作筆記的方法,想問 Esor,一般人為什麼要用筆記系統?不用會怎樣嗎

Esor 認為「」筆記系統輔助的人,等於擁有過去的經驗和教訓,具體地提供給現在的自己參考。而「沒有」筆記系統輔助的人,等於是靠直覺在面對人生,耗費很多原本可以省下的心力。

一個有使用筆記系統輔助自己的人,更容易累積有用的經驗,面對新挑戰的時候能用充足的知識庫幫助自己,在執行任務時也更不容易犯下低級的錯誤。我認為這邊的重點是,有使用筆記系統的人,是從具體的經驗開始做事情,而沒有使用筆記系統的人,是從模糊的經驗開始做事情

這也讓我想起我在《努力,但不費力》讀後心得提到的「檢查清單」就像是一種「決策自動化」的工具。當我們把過去曾經做過的事情,有條理和脈絡地記錄下來,整理成一個檢查清單筆記,在未來再次面對類似的任務時,就有了筆記可以依循。好處是不需要再耗費腦力和時間去「重新」思考全部細節,而是根據清單的項目,快速做出判斷和決定。

2.為什麼要以任務為導向?

Q:坊間的筆記方法,都偏向記錄資訊和知識,你為什麼強調以「任務」為導向

我覺得防彈筆記給我最大的收穫就是「任務導向」的筆記觀念。我們生活中絕大部分的情境,都是在執行任務、完成任務、解決問題,而不是單純在囤積知識。以比例來說,把每日要採取的行動,寫進任務筆記裡面是比較符合大部分人的做法,也是一個更為「實用」的做法。

Esor 說我們可以把每一次執行過的重要任務,寫成一個「核心任務筆記」。這則筆記裡面,會包含這項任務的行動步驟、相關資料和檢查清單。下一次執行同樣的任務時,還可以把新的元素和改善的做法新增進去,讓這則核心任務筆記不斷進化。在未來我們要執行這項任務時,就有了以前好幾次執行的經驗累積。我們根本不用花費腦力再去思考每個步驟,也不用煩惱要去哪裡尋找資料,而是直接打開核心任務筆記,就把之前最好的執行方式攤開在眼前,只要照著開始做就對了。

我的想法是,可以把各種輸入來源的資訊、瑣事,以輸出(行動)為主的思考方式,整理到任務筆記裡面。像是卡片盒筆記的永久筆記似乎無法勝任這個任務,因為永久筆記乘載的是一個「想法」,但是任務筆記乘載的是一個「任務」。任務筆記乘載的是之後可以重複使用的任務單位,包含背景、步驟、經驗、參考資訊。

任務有其時效性,有些短、但有些長。對於時效短的,就當成普通的任務解決掉,有個紀錄好查詢而已。對於時效長的,任務筆記更能體現其效果,因為能夠更有效地進行 PDCA 和 疊代的應用。

3.如何用筆記判斷優先次序?

Q:書中有提到,有核心任務筆記的好處是,可以幫我們有效判斷優先次序。具體來說是怎麼做到的?為什麼有這個好處

我覺得判斷優先序是一個不簡單的任務。必須有過往的經驗、有明確的價值觀、有清晰的目標重要性。防彈筆記法的用法,很強調藉由任務筆記來幫我們做出優先序的判斷。

Esor 的看法是:「(要判斷優先序時,)因為我們想要當下用大腦判斷,可是專案、任務系統往往是很龐大和複雜的,大腦勢無法單純用想的來做判斷。」有了筆記系統之後,我們之所以能夠判斷,是因為我們有了核心任務筆記,只要決定「新出現」的事物要放進筆記的哪一個位置就可以了。判斷優先序不是大海撈針的複雜思考,而是根據眼前的任務筆記做出排列就可以了。

跟 Esor 對談的過程中,我還得到一個很棒的收穫,那就是他對「待辦清單」的看法。我們該如何列出自己的待辦清單?

第一種做法:打開收件匣,把別人寄信請我做的事情全部列上去。點開 Line,把訊息裡需要我執行的事情全部列上去。開啟工作任務軟體,把還沒做完的事情全部列上去。

第二種做法:閱讀信件、訊息和任務訊息的時候,在腦中先做出一次「篩選」,只保留跟自己最重要任務相關的項目。把它們集中到一個頁面「排序」,僅讓少數事項變成待辦。

Esor 認為待辦清單不是「全做」清單,而是「篩選」和「排序」之後的產物。而這個動作,就是前面提到判斷優先序的成果,唯有當我們擁有充分的筆記紀錄,才更有利於我們做出準確的篩選和排序。

我自己還有另一個好用的方法,那就是「忽略清單」。有些人建議列出「待辦清單」,把要做的事情全部列上去,然後一件一件解決掉。可是,你最終會發現自己總是挑簡單的做,卻漏掉重要且困難的事。試試看列出「忽略清單」,特別是當我們要專心在一項重大計畫時,把次要的事情全部列出來。

規劃下一趟旅遊計畫?先忽略它,下個禮拜再規劃。

重新整理檔案資料夾?先忽略它,下個禮拜再整理。

每當我們想起這些任務時,記得它們已經被歸類在忽略清單,忽略它。有時候,懂得忽略比懂得執行還重要。

4.如何善用捕捉的資訊?

Q:資訊爆炸的現在,我們要如何「捕捉」資訊?EMAIL、社群媒體、網路文章、影音內容,你是怎麼做的?能不能分別說明你的做法

如果我們的筆記都在處理「短期問題」和「短期任務」,我們會漸漸習慣用一些備忘錄類型的工具,因為我們對筆記的印象停留在「速記」。久而久之,使用這種備忘錄工具的經驗就會告訴我們:「反正筆記存久了總是會忘,還很難找回來使用。」於是我們就陷入了一個惡性循環,使用了錯誤的工作流程,覺得筆記工具的幫助不大,導致筆記發揮不了他們最強大的功用。

Esor 認為我們要把分散的資訊統整到一個任務筆記,具體的好處是「減少分心」。當我們放任自己在各個分散的軟體和平台處理零碎的資訊時,分心就變成了一種「無可避免」的干擾。當我們收斂在一則筆記裡處理行動順序和資料需求,就能夠更快速找到原本零散的資訊、確認最重要的下一步,保持不分心的狀態下完成任務。

零散的資訊,會導致我們容易分心,難以做出好的判斷。

集中的資訊,可以幫助我們保持注意力,做出好的判斷。

他在書中寫了這麼一段話:「做筆記的感覺不應該是瞎忙、打雜和打發時間,而是鎖定有價值的目標、做有價值的行動、累積有價值的記憶。寫筆記為的是更有目標、有策略、有更好的選擇。」我十分認同。

person typing on silver MacBook

5.純收集和分類有什麼缺點?

Q:很多人喜歡「收集」,喜歡把資訊「分類」,一堆類別像是書、電影、烘培食譜…,但是收集半天好像對自己沒有實質的幫助,感覺只是收藏了一堆東西。這樣的缺點是什麼?有什麼替代方法

當我們看到一堆資訊就急著捕捉,忙著分類,苦惱要如何儲存,這是一個壞習慣。有些人喜歡把資訊捕捉下來,然後就儲存起來,以後再也不曾開啟。事實是,資訊是無窮無盡的,但是對我們真正重要的任務,是非常有限的。

Esor 的看法是:「這是一個警訊,表示我們的筆記過於瑣碎複雜、太多層次、太多分類,而成為了一座資料迷宮。而造成這座迷宮的原因,往往並非我們整理得不好,通常還可能是我們整理得太多、新增得太多,卻更新和修改得太少。」

我的感悟則是,當我們花了很多時間整理出看似美觀、嚴謹、排列有序的系統,但發現每次想要打開某則筆記,都要不斷往下、往前、往後翻找,大費周章之後才終於找到那則筆記。有時候,會找到一半就失去連結,在這些層層堆疊的分類中間斷掉,花了好久時間才回想起來。最慘的是,有可能根本找不到那則筆記。

分類往往不是最重要的,能夠有效、高品質地完成行動和任務,才是重要的。

6.為什麼說筆記是動態的?

Q:筆記是「動態」的,需要持續不斷修改和更新,可不可以舉個例子說明,你在做什麼任務的時候運用這種方法

防彈筆記是一種動態的演化過程,這段過程分別是「收集箱、暫時的筆記、專案目標筆記、資源區知識與經驗筆記、永久任務筆記」。Esor 認為:「我們不是要整理筆記,而是要保持筆記的修改,區隔筆記的狀態。筆記需要的不是分類,而是在不同階段演化成不同的樣貌。」

當我們的系統更穩固,有更多的最佳化流程,也代表著我們擁有了更高的效能。

這個觀念對我的啟發是,當我們讓更多的筆記變成永久任務筆記,就等於是把我們過去的「經驗」和「最佳法則」累積起來。更好的我們不是在腦袋裡,而是在我們的筆記系統裡,支持著我們。我的延伸思考:知識就是一種共享的經驗、經驗是一種異常管理的能力,而且可以被學習。

經驗不是一個人工作時間的長短。經驗是一種異常管理的能力。我們可以想像一位新手計程車司機和老鳥計程車司機。同樣一段路交給兩個人開,路況正常的時候兩人都能差不多時間抵達。但是當路況異常的時候,擁有豐富經驗的老鳥司機就知道哪裡有小路可以繞道。經驗就是當一個人經歷一個又一個異常的「關鍵事件」後,對這些事件的處理、思考和得出的結論。

學習經驗的方式:就是針對關鍵事件進行總結,歸納成一種異常事件的處理能力和知識。而這種學習方式,透過集中式的任務型筆記,就可以有效地達成。

7.如何正確使用標籤功能?

Q:我覺得每個軟體的 Tag 功能都好難用,分類到最後都亂了。如何使用筆記工具的「標籤」(Tag)功能比較好

我自己好奇的是 Esor 書中有寫,隨時都有上百個行動狀態的「標籤」(Tag),難道他不會覺得很 「超載」嗎?

我以前剛學筆記系統的時候,我喜歡用「#時間管理」或「#人際溝通」來標示筆記的「主題」類別。結果時間一久,這些類別就變得超級多。而且當我要寫一則新筆記的時候,我開始感到混亂,到底要用哪一個標籤才適合。對於一些新的標籤,我還想把它們加到舊的筆記裡去,結果就花了一堆時間在整理這些標籤。這種瞎忙的行為,對我真正的知識產出一點幫助都沒有,反而帶來更多的混亂。

Esor 在節目的舉例很有意思,他是依照「情境」去下標籤,而非「主題」。他會對自己的旅遊筆記,上標籤「半日遊」、「一日遊」、「多日遊」、「親子共遊」。因為他真正會用到這些旅遊筆記的情境,就是當自己要幫家人規劃旅行時,會「如何」調用這些筆記。以他的標籤類別而言,就代表了不同的旅遊情境,他可以很快挑選出最適合的行程安排。

另外,他也建議:「不需要分類會議紀錄、簡報、資料文件、企劃這種資料類型的筆記。」因為我們真正需要的是能幫我們「完成任務」的筆記,根據任務來做出簡單的分類層次即可。如同後面提到的,分類要用來區分工作流程的情境或狀態,這才是讓標籤更加實用的做法。

8.一天要花多久時間寫筆記?

Q:Esor 平常工作日的一天長什麼樣子?什麼時候寫筆記?花多久寫筆記

我在問這個問題之前,我猜 Esor 的答案是一整天都會寫,因為防彈筆記跟行動與任務本身就息息相關。他的回答並不讓我感到意外,的確是一天當中大多數的時間,只要有行動、任務和面對資料的時候,都能夠用筆記來輔助我們。我們不是為了寫筆記而寫筆記,而是為了讓生活與工作發揮更好的成果而寫。

他在書中有提到另一件讓我深感收穫的事:「寫日記的目的,應該是為了能推動生活中的改變。」其方法就是寫覆盤式、目標式的日記。因為在真實的世界中,往往沒有人會為我們的人生定義要創造什麼樣的價值,我們必須自己去發現目標和設計價值,並且主動定義自己的人生意義。我們必須有意識地思考日記內容,紀錄下來的過去有什麼可以改善的地方?下一步我可以怎麼做才能更接近目標?

覆盤」是圍棋的特有術語,意思是兩位棋手對弈結束之後,雙方或是其他棋手再將對弈的過程,按照落子順序逐步重來一遍,探究對弈內容並且精進棋藝的方式。

  • 把曾經寫過的日記,拿出來檢討自己能改善的地方。
  • 看過去執行過的任務,檢討有失誤的地方避免再犯。
  • 檢查上週的進度紀錄,反省優先順序安排是否適當。

要反省經驗就必須先有經驗可以反省,因為「真正做過什麼」跟「記得自己做過什麼」是不一樣的。如果不曾做好紀錄,單純依靠腦袋的記憶是非常不靠譜的。實際寫下紀錄,才有辦法反省當時最真實的那些關鍵細節。

當我們改變寫日記的心態,我們就不只是透過日記來記錄生活,而是透過日記來發展生活。

Person Writing On A Notebook Beside Macbook

9.如何用防彈筆記法做讀書筆記?

Q:我自己很喜歡看書和寫筆記,想請問 Esor 怎麼用防彈筆記的方法來做讀書筆記

Esor 發現:「我們在寫讀書、學習筆記時,可能花太多時間在複製別人的想法,卻沒有花時間記下自己的想法。」他認為有時候,真的只需要多花幾秒鐘,想一下自己為什麼對這段話有感覺?想要記下這個重點是為了解決自己什麼問題?那麼這樣寫下自己真正想法的筆記,往往可以幫助自己建立未來真正有效、有用的讀書筆記。而且,可能比我們去整理再多的書籍、文章、課程內容重點還要有用。在節目當中,他還提到了如何把讀書筆記拆解成對自己寫一本新書有用的內容,也就是將讀書筆記當成素材,填補到自己的寫書大綱裡面。

此外,如果你好奇 Esor 平均每天寫多少筆記,他有公布自己的數據。他平均每天會更新 30 則以上的舊筆記。但是他每天會新增多少則筆記呢?他使用 Evernote 的 15 年之間累積了 14000 多則筆記,平均算下來每天新增 2~3 則筆記而已。不是每天新增 30 則筆記,而是每天「更新」30 則舊筆記。維持修改和更新的進展,才是個人知識庫最有效的利用方式。

防彈筆記法會讓我們對筆記工具感到穩定、有效、容易使用,才會願意經常回頭去更新裡面的內容。

10.我應該從哪裡開始第一步?

Q:如果我還沒有做筆記和使用筆記系統的習慣,我該從哪裡開始

如果我們想開始學習防彈筆記法,第一步可以怎麼做?買《防彈筆記法》這本書只是最基本的起手式,接下來是真的開始寫筆記,並且練習使用某個數位工具。

Esor 的建議是從一則「任務筆記」開始,寫這則筆記是為了完成某一個任務、解決某一個問題。例如工作上被老闆指派的一項新的任務、生活上想要學新的地中海烹飪方式,或者想知道智能居家該怎麼設計。把自己閱讀到的資訊,找到的解決方式,圍繞著這則筆記的目標去撰寫。

關於數位工具,Esor 本人使用最久的筆記軟體是 Evernote。如果要和多人協同作業,則挑選強大的 Notion。如果要找適合管理知識型筆記的,可以選 Obsidian、RoamResearch、Logseq。我自己現在最常用的是 Notion + Heptabase 的組合,Notion 用於行動任務和多人協同作業,Heptabase 則用於我的卡片盒筆記法來管理知識和撰寫新書。

如果你想看到更多 Esor 的作品和方法,歡迎前往以下的延伸資源。


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