《瘋狂忙碌拯救法》讀後心得:擺脫忙碌的深淵 1

隨著科技的進步,我們的工作品質有獲得改善嗎?似乎沒有。各式各樣的聊天協作和專案管理軟體一直推陳出新,遠端作業也變得愈來愈方便,每種產品都號稱能「節省時間」和「提高效率」,但實際上呢?工作一樣堆積如山,事情一樣忙不完,總是有無窮無盡的工作在等著我們。


這本書在說什麼?

瘋狂忙碌拯救法》的作者是領導力教練曾娜.艾芙瑞特(Zena Everett),她的學生主要是企業界的專業人士和中高階主管。在她的教練課程當中,她看到太多學生每天奮力工作,從早到晚拼命開會和處理信件,似乎掉進了一個瘋狂忙碌的無窮漩渦。

在這本書中,作者會帶我們先慢下腳步,診斷自己的工作情形,判斷是什麼事情奪走了我們的生產力和導致忙碌不堪的情緒。接著是各種針對瘋狂忙碌對症下藥的療法,告訴我們如何在工作跟時間的分配上取得合理的平衡。最後的部分則是特別寫給主管看的,以具體的方法來說明如何帶團隊脫離瘋狂忙碌的窘境。

作者十分強調時間與精力管理的重要性。我們的首要任務不是做更多的事和開更多的會,而是要盡量保留高注意力的時段和對時間的掌控權,用來思考策略、釐清優先序、聚焦在少數重要的事情上。以下分享一個充滿寓意的故事以及應對主管的方法。

《瘋狂忙碌拯救法》讀後心得:擺脫忙碌的深淵

羚羊和田鼠的故事

作者用一個譬喻來說明如何把精力方在重要的地方:「如果你是一隻獅子,你會獵殺羚羊?還是田鼠?」

當獅子要獵殺動物時,必須觀察、追逐、獵殺、消化,這會耗費牠們大量的精力。如果牠選擇到處獵殺田鼠,那麼這些小動物提供的熱量才不足以支撐獅子的所需能量,最後牠會餓死。聰明的獅子反而會把時間用來追逐羚羊,大吃一頓之後就可以放鬆休息,從容地等待下一次的出擊。

田鼠就像是工作上的一堆可有可無的雜事,羚羊則是那些能產生巨大貢獻的重要任務。作者建議每天要限縮重要任務在三件以內,如果能縮到只有一件事也很夠了。我自己也發現,以往大部分的繁忙都是為了應付組織和流程的事情。真的花在有工作產值的地方有多少?可說是非常少。

如果我們總是想把時間填滿,不管是田鼠或羚羊都想獵殺的話,那麼過勞跟倦怠遲早會找上我們。最近我同步閱讀了《人生4千個禮拜》之後,搭配這本書的論點,漸漸體會到一個殘忍的事實:我們的時間是有限的,我們根本沒辦法完成「所有事情」,但我們有能力完成「少數且重要」的事情。

獅子在伺機而動的時間並不是偷懶,而是牠為了把獵殺羚羊這件「最重要的事」做到最好的先決條件。


跟主管溝通搞清楚優先序

我認為書中各種提升生產力的方法中,最重要的就是如何判斷一個工作任務的優先序。

書中的建議是:「知道主管想從你身上獲得什麼。」要弄清楚主管對我們的期望,才會更容易訂出優先順序,把生產力投入在重要的事情上。作者提到她在演講的時候,常問學生知不知道自己的績效評量標準是什麼?通常只有一半的人會舉手,這表示另外一半的人其實準備失敗。

我認為這個建議很中肯,因為我們「自以為」很重要的事情,在主管的眼中不一定是重要的。更如同 Tim Ferris 在《 一週工作4小時》的洞見:「要花很多時間去做的事情不一定很重要。即使在一件事上花很多時間,也不會增加它的重要性。」就算我們再忙碌、花了再多時間去做主管認為不重要的事情,對我們工作表現也不會有絲毫的幫助。

因此,如果我們要創造傑出的貢獻和獲得良好的績效,就必須主動跟主管問清楚。以下幾個問題很值得參考,你可以在跟主管的對談當中問他:

  • 在我做的工作當中,最重要的項目是什麼?
  • 我怎麼知道我有沒有做好這份工作?如果是你會怎麼衡量?
  • 我需要補上哪一些落差,才能達到下一個階段的升遷標準?
  • 我已經接下很多專案了,在接下來六個月裡,我應該把焦點放在哪一個?

以前,我有一個團隊成員特別喜歡在我分派任務給他的時候問我:「我手邊有這麼多專案,但哪一個才是最重要的?」他的電腦有一份檔案紀錄了各專案的最新進度,他問我這個問題的時候,同時也讓我知道各專案的狀況。因此,我必須做出取捨,跟他說清楚當前最重要的是哪件事,而且對於其他比較不重要的事,我就會先有心理準備,或者分派給更有餘裕的人。正因為他總是全力執行我眼中最重要的事,他的績效也在團隊中一直名列前茅。

不要擔心這種問題會讓主管感到反感,清楚的溝通反而有助於雙方聚焦。


別讓瘋狂忙碌霸凌你

有時候,我們可能會遇到另一種狀況。那就是你的主管就是瘋狂忙碌型的紅人。

這種主管表面上看起來極有魅力,而且績效非常好,他讓你覺得自己很特別,用熱情感染你產生一種對遠大願景的雄心壯志。跟在這種主管底下,一剛開始什麼都好,但漸漸地你們的相處模式出了問題,你知道有點不對勁,卻又說不太上來。

他開始早上七點打電話給你交代事情,三更半夜發電子郵件,把截止期限訂在周末,常常讓你無法搞清楚工作和生活的界線。你可能會不太敢提出質疑,深怕對方會生氣。你擔心如果說給別人聽,別人會批評你太過敏感或神經質了,還安慰你說跟在這種績效好的主管底下要知足。

作者提到,面對這種主管時,關鍵的心態是:「要明白這不是你的問題。」不要直接質疑或挑戰這他們,因為他們的暴行會更加變本加厲,這些人缺乏同理心,他們不在乎你對他們的行為有什麼感覺。你愈拼命、愈悲慘、愈忙碌,他們反而覺得愈開心。

短期之內,我們不要把一些不合理的要求當成是責怪自己的問題,在忍受範圍內繼續假裝下去,千萬不要跟這種主管起正面衝突。為了自己長遠的理智和事業著想,唯一的方法是遠離這種人。

《瘋狂忙碌拯救法》讀後心得:擺脫忙碌的深淵 2

後記:避免過度忙碌

瘋狂忙碌拯救法》這本書的篇幅不長,用很簡潔的文字和條列式的練習題,帶我們全面瞭解有效利用時間和提高生產力的方式。如果你很少接觸這方面書籍,這本書可以當作很快速的入門書。如果你已經對這方面有很廣泛的閱讀,那這本書的前半段會略顯單薄,而比較有意思的看點就是後半部寫給主管看的那些訣竅。

我覺得書中有一個提問令我很感慨。她問自己指導的學生:「如果每天都多出一個小時專屬自我的時間,你會用來做什麼?」令人難過的是,他們多半想不出來,他們已經不知道什麼事會讓自己快樂了。他們願意放棄做一切的事情,只願換得多一小時的睡眠時間。

瘋狂忙碌的現象,問題有可能是出在我們自己的工作方式,也可能是自己老闆的帶領方式,或是整個公司的工作文化。但無論是哪一種,都是一個明顯的警訊,告訴我們必須做出改變。我們偶爾要抽出一點忙碌的時間,學習和思考讓自己不要過得那麼忙碌的方式。


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