如果你問我：「把所有時間管理書籍丟掉，只能留一本，你會留哪一本？」
我的答案是 David Allen 寫的《搞定！》。
這本是我的時間管理啟蒙之書，也是我認為對所有想學時間管理的人，最經典必讀的一本書。
這本書在說什麼？
《搞定！》（Getting Things Done）的作者是企業管理顧問大衛．艾倫（David Allen），他專門輔導高階經理人提高工作效率。我第一次讀到這本書時，深深感受到自己的時間管理觀念被完全顛覆。以往我總以為時間管理就是把行程安排得滿滿的、設法壓榨出每分每秒的效率，
但這本書帶給我的最大啟發是：真正的重點不在「管理時間」，而在於管理我們對事物的「注意力」與「承諾」。這本書的核心理論是打造一個讓大腦「心如止水」的生產力系統。當水面平靜的時候，你才能看到清澈的底部，不會被繁雜的事情所干擾。
大腦的功能在於思考和創造，而不是用來記憶所有事情。當我們試圖在腦中記住一連串待辦事項時，有限的心智能力很快就被佔據，以致無法專注當下真正該做的事情。我自己過去常常因為害怕遺漏某件事而不停反覆提醒自己，但結果反而是增加焦慮，難以靜下心來完成手上的任務。
所以作者建議我們：「應該將待辦事項從大腦移出來，存放到可信任的外部系統中。」這本書，就是跟你介紹如何打造和使用這套系統。
如同英文書名「Getting Things Done」的意思是「把事情搞定」，簡稱 GTD。接下來的介紹我就會用 GTD 來代表這套時間管理系統。我猜很多朋友可能已經聽過或用過 GTD。
所以，在接下來分享的前半段，我會先簡單介紹 GTD 的概念和步驟，讓還不熟悉的朋友清楚認識。在後半段，我會分享我的親身經驗，以及在 2025 年數位工具這麼發達的現在，我們可以針對 GTD 做出哪些調整和改善。
什麼是 GTD 系統？
GTD 系統將我們處理事務的流程，明確劃分為五個步驟，每一步都有特定目的：
一、捕捉（Capture）
首先要全面收集所有分散在腦海中的想法、任務和尚未完成的事項。
無論是工作專案、生活瑣事，或是一閃而過的靈感，都將它們捕捉下來，放入一個「收件匣」（Inbox）中。這個收件匣可以是筆記本、記事 App，或任何方便蒐集事項的工具。重點是「不要再依賴記憶力」，而是把至些事情紀錄到「大腦外面的系統」，你才能開始掌握全局。
二、理清（Clarify）
定期從收件匣取出每一個事項進行釐清和處理。
重點在於判斷每件事的性質並確定下一步行動。問自己：「這件事能不能執行？如果能，下一步要做什麼？」
如果一項事項不到兩分鐘就能完成，遵循「兩分鐘法則」立刻做掉它；如果需要他人協助，就委派出去；如果目前不必或無法馬上處理，就先擱置在日後的待辦清單中。
你在釐清每一個事項的時候，「千萬不要」將事項又丟回收件匣。原則是，你第一次處理這個事項時，就要馬上決定下一步，避免拖延讓大腦一直掛念著它。
三、整理（Organize）
在決定好每件事的後續處理方式後，依照性質歸納到適當的清單或場所。
例如，把需要很多步驟才能完成的事情放入「專案清單」，將具體的行動事項記錄在「下一步行動清單」，無法馬上執行的事項放入「將來清單」，等待他人回覆的事項放進「等待清單」。
同時，如果某件事有特定的截止日期或必須當天處理，就放入行事曆。透過這樣的分類整理，我們能清楚知道所有代辦事項的位置，不同類型的任務各自在哪裡進行。
四、回顧（Reflect）
定期檢視和更新整個系統，確保它的有效性和完整性。
我自己通常每週會撥出固定時間進行「每週回顧」，清空收件匣、更新各個清單的內容，並確認所有事項都有被適當安排。
回顧的同時也是反思的機會：檢視目前的任務是否符合自己的目標與優先順序，有沒有新的事項需要加入，或者某些計畫是否需要調整。
透過持續的回顧，GTD 系統才能長久運作，讓我們對自己的承諾充滿信心。
五、執行（Engage）
根據當下的情況付諸行動。
由於前面步驟已經把該想的都想過、該安排的都安排好了，在執行階段我們可以更心無旁騖地專注做事情。作者提到可以用幾個判斷依據來決定此刻該做哪件事，包括當前的情境、可用時間長短、自己的精力狀態，以及事情的輕重緩急。
簡單來說，當我們有了完整的清單後，就能根據現實狀況從中挑選最合適的任務來執行，把這些任務逐漸完成，幫助我們把該做的事一件件確實「搞定」。
瓦基的親身經驗與啟發
在理解 GTD 的理論之後，我嘗試將它運用到自己的生活與工作中，過程中收穫良多。
還記得我好幾年前在台積電上班，同時經營說書的部落格與 Podcast。除了要面對上班時忙碌的本業，還要兼顧下班的自媒體創作興趣，我經常感到分身乏術：一方面工作專案進度要追蹤，另一方面還有讀書心得要撰寫，很多事情一直在腦中打轉。
在徹底落實 GTD 之前，我經常在下班的路上，腦海中還反覆思索：「在工作上，今天有沒有漏掉什麼重要的事？」這種揹著一堆待辦事項上床睡覺的感覺，讓人無法真正放鬆休息。
自從開始實踐 GTD 方法後，我感覺到最大的改變，就是我變得「很安心」。當我把所有事情都記錄進收件匣並整理成清單之後，我就可以把注意力從「記住事情」轉移到「做好事情」上。
舉例來說，白天碰到工作上被交辦的任務，我會立即寫進筆記本，固定在午休之後和下班之前，去理清和安排到對應的工作清單中。如此一來，下班時間我反而更能專注寫作或錄製節目，因為我心裡知道那些工作事項已經被妥善安排，不會無故跳出來干擾我的思緒。
當然，剛開始建立這套系統時也遇到一些挑戰。例如，一開始我常忘記定期清空筆記本的事項，結果任務越堆越多，最後很難收拾。
我逐漸養成每天處理收件匣、每週回顧的習慣，慢慢體會到 GTD 的精髓在於「完全信任這套系統」。只要你信任這套系統很可靠，就再也不必害怕自己的大腦遺漏重要的事情。
這種掌控感讓我在面對繁忙生活時，依然能保持鎮定，更有條理地一步步完成目標。我也更深刻體會到作者所提倡的觀念：「你的大腦應該被用來發想點子，而不是儲存點子。」
對我而言，GTD 帶來的不只是效率的提升，更是一種觀念上的轉變。我領悟到生產力並不是盲目地做更多事情，而是「確保自己在做對的事情」。透過不斷整理思緒和實現對自己的承諾，我更清楚什麼事情對我是最重要的。
這種持續自我省思的過程，讓我在幾年前勇敢地調整職涯方向，全心投入我真正熱愛的事物。可以說，GTD 幫助我打好了時間管理的基礎，讓我有信心追尋理想生活，同時也激發我將這份收穫分享給更多人。
GTD 如何適應數位環境的改變
這本書已經出版 20 多年了，但是隨著科技進步，GTD 的原則雖然歷久彌新，但執行方式可以隨著新的數位工具來升級。
再加上這 20 年來的工作環境已經發生巨大變化：雲端協作平台、智慧型手機 App、人工智慧助手層出不窮。我也不斷調整自己的系統，善用這些新工具來提升效率。以下是我在 2025 年運用的幾項關鍵數位工具，以及它們如何與 GTD 結合：
一、設置收件匣，隨手記錄
準備一個屬於你的「收件匣」來集中管理所有待辦事務。可以是一個紙本筆記本、一個手機記事 App，或筆記軟體裡的一個頁面。重點是無論何時，只要想到「有件事要做」，就立刻記在收件匣中，而不是放在腦中忘東忘西。
以前我在台積電工作時，公司內部不能使用私人手機，所以我選擇用紙本筆記本作為收件匣。現在，我已經離開台積電，我就選擇用 Heptabase 筆記軟體裡面的「日記」功能來當收件匣。
每一天都是一個獨立的日記頁面，我在電腦桌前，可以把事情快速丟進去。在外面出差通勤的時候，也可以用 Heptabase 的手機 App 快速紀錄。所以我會很安心，無論是什麼情境，我都有一個地方可以統一收納「所有」的零碎事項。
二、每天定期處理收件匣
這個步驟最常被忽略，那就是要養成「定期清空」收件匣的習慣。
我自己每天早上工作的第一件事情，就是「清空收件匣」和「規劃當天的優先任務」。我會打開 Heptabase 的日記和 Email 軟體互相對照，把所有的行政事務和雜事，歸類到當天的「下午時段」去執行，「早上時段」保留給我最重要的工作：閱讀、寫作、構思商業策略。
早上的時間，我絕對不會把「兩分鐘能立即完成的事」處理掉，因為這是一個巨大的陷阱。當你以為很多小事情只要花兩分鐘，聽起來很短，但是如果有十幾件小事情累積起來，你就要花一兩個小時去處理。所以，我堅持把「小事情」全部丟到下午才做，早上一定要留給重要的事情。
另外兩個「定期清空」的時間，就是午休之後，還有下班之前。在白天的工作時間，可能會持續收到很多新進的需求和任務，透過另外這兩個時間進行清空，就能保持穩定的節奏去面對挑戰。
如同作者所說：「只要在對的時間檢視充裕的正確事項，通常每天只需要花短短幾秒鐘，就能順利完成檢視步驟。」我們要記得在正確的時間，做有效的檢視和處理。
三、建立並維護清單系統
我們依據 GTD 原則，為不同類型的事項建立對應的清單。
我在經營公司使用的專案管理系統，是建立在 Notion 這套軟體上面。除了經營公司所需要的一切資訊和管理頁面之外，裡面也有我的「專案清單」，方便我自己和團隊成員都能一起看到。
以內容創作為例，我建立了一個專案看板來管理每篇文章從構思到發布的流程。此外，它方便整個團隊線上協作，即時共享最新資訊，免去以往反覆傳送文件的麻煩。
另外，只要是「跟工作不相關」的清單，例如「等待清單」和「將來清單」，我都是放在 Heptabase 裡面整理，因為這兩種清單比較隨興，用筆記軟體整理起來也比較沒壓力。我甚至還有買書清單和追劇清單，把我碰到有未來想看的東西都先丟進去，不要記在腦子裡。
書中有一句話很有意思：「熟悉清單到可以忘掉清單，這樣更能搞定事情。」建立清單的目的，就是把資訊從大腦中移動出來，節省大腦的認知負擔，讓我們在做重要事情的時候更有效率。
有了清單系統，你就能一目了然掌握手上所有的事項，知道哪些正在進行、哪些延後處理，下一步重點是什麼。此外，對於有特定日期或期限的事項，記得標註在行事曆上，以免錯過時機。
四、關於整理和回顧的提醒
在這個時代，有一件事情很難避免，就是很多人都習慣用「即時通訊軟體」來進行溝通，例如台灣人最常使用的 LINE 通訊軟體。
我雖然透過 LINE 和團隊、朋友聯繫，但為了效率，我刻意將 LINE 的用途限制為「簡短即時的訊息交流」，像是確認開會時間、快速提問、快速回報狀態。如果討論內容比較「長」或涉及「很多個任務」，我會改用 Notion 等協作工具撰寫詳細的長篇說明，再將連結分享給對方。
如此一來，重要資訊不會淹沒在冗長的對話串中，也方便日後查找。我們的 LINE 對話因此保持精簡清楚，不會被大量資訊淹沒。
我還有一個習慣是，如果我在外通勤移動時，無法專注進行「整理」和「回顧」的步驟的時候，我會避免自己把 LINE 訊息變成「已讀」。
因為，當你不小心「已讀」一個重要訊息，又無法即時處理的時候，這股壓力就會累積在心上。你會一直惦記著它，直到終於可以專心辦公的時候才能解除。如果你帶著很多這種壓力在身上，你就會覺得腦袋像一團糨糊，很難有清晰的思考，也很難專注在當下的事情。
所以，任何跟團隊和工作合作對象的 LINE 訊息，我只有在電腦桌前才會閱讀，或者是我在外面咖啡廳有一段長時間的專注時間，我才會「點開」這些訊息，進行下一步的整理。
這個道理就很像作者所說的：「要不就把事情全記在腦內，要不就全部拋諸腦外。若卡在不進不出之間，兩邊都會靠不住。」所以不要把自己當成一個「隨時」都要處理事情的人，有很多的干擾，在第一時間就不應該進入你的腦袋裡面。
五、循序漸進持續優化
最後請記得，如果你想開始用 GTD，不要企圖一次就把「所有」步驟和工具都實行得完美。
如果真的要我挑出最重要的兩件事，你可以先從「記錄所有事」和「每日定期處理」這兩個習慣開始，等駕輕就熟後，再加入每週回顧或新的工具。
任何手機最基本的「記事本」或「提醒事項」功能，都可以當成你的收件匣系統，重點是盡量使用「一個」收件匣就好，否則太多個收件匣的情況下，到最後你一定會亂掉。
再來是「每日定期處理」的習慣養成，你必須刻意安排一些固定時段，靜下心來 10 ~ 30 分鐘，清空收件匣裡面的所有事項，重新確認事情的優先順序。
每個人的情況不同，你可以隨著實際需求調整出適合自己的系統。只要持之以恆地優化，一段時間後你一定會驚訝於自己的改變，真正體會到井井有條的從容和自在。
後記：一套經過改良的系統化行為
在寫下這些心得時，我不禁再次感謝當初遇見《搞定！》這本書的自己。GTD 的理念與方法，幫我在腦中建構了一套井然有序的運作系統，讓我在面對生活與工作的繁雜挑戰時，始終能保持從容。
從我個人的經驗來看，GTD 不只提升了我的效率，更改變了我看待時間與工作的態度。我學會將心中無形的壓力轉化為具體的清單和行動方案，獲得了一種前所未有的掌控感。
我由衷推薦這本書給所有想改善時間管理、減輕壓力的讀者。無論你是學生還是職場人士，GTD 能幫助你理清頭緒、聚焦當下。當然，工具只是輔助，真正關鍵在於養成良好的習慣和心態。
只不過還有一個提醒，這本書的繁體中文翻譯讀起來不太順暢。由於我五年多前第一次讀的是英文版的，所以比較沒有這種困擾。但我最近重新中文版的來讀，真的覺得不太滿意。要買中文版的朋友稍微留意一下就好，儘管如此，你還是能從裡面學到很紮實的心態和方法。
時間管理和自我成長一樣，是一條持續優化的道路。剛開始實踐 GTD 時，別給自己太大壓力，一步一步調整就好。當你感受到大腦變得「更清醒」、事情變得「更可控」的時候，那份輕鬆與成就感會告訴你，一切的努力都是值得的。
如同作者所說：「提高生產力與減輕壓力其實不需要什麼新技巧，只需要應用一套經過改良的系統化行為。」希望我的分享能夠帶給你一些啟發，也期待你能開啟屬於自己的 GTD 之旅，把重要的事情一件一件「搞定」，過上更從容充實的生活。
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