《不懂引導問話術,主管自己累成渣》用PDCA提問法主持會議 1

你有想過嗎,要如何擺脫沉悶無趣的會議方式,成為一個好的會議主持人?我更好奇的是,除了傳統的「是/否」、「對/錯」之類沒有討論空間的命令式問題外,還有什麼方法,能夠讓會議充滿更有建設性的討論?我從一本書裡找到滿意的答案。

這本書在說什麼?

不懂引導問話術,主管自己累成渣》這本書廣義來說,是教主管們如何提出「優質提問」,引導下屬採取行動、催生成長。狹義來說,書中的焦點實例在於「會議主持」,透過引導提問的方式,激發部屬的發言慾望和思考,達成更有效的討論。同樣的概念,也適用於任何的會議主持人,用來讓會議進行地更流暢、更活絡。

這本書的作者是日本〈商業引導服務〉機構的代表人新岡優子,曾任IT工程師、專案經理、公司顧問,目前運用自己在產業多元的經驗,協助其他公司進行團隊開發、領導能力、流程改善、會議改善。如同大部分日本的商業書籍,這是一本道理講得少、案例練習講得多的書。

書中很具體地展示了88個問句,如何應用在不同的情境和流程中,鉅細靡遺地說明使用時機和例外條件。這篇文章整理我讀完後的收穫,以及濃縮對我最有幫助的問句,畫成一張「主持會議的PDCA提問循環」提供日後參考。

不懂引導問話術,主管自己累成渣
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優質提問為什麼很重要?

先說結論:「好的提問能激發好的反思,好的反思容易帶來優質的行動」。在我的職場經驗裡,感受尤其深刻。最近有一位時常指導我的經理,對我(或對別人)最常問的一句話就是:「關於這件事,你有什麼想法?」每當自己被問到,腦中立馬千頭萬緒。

這句話真是簡單又萬用的提問,而且屢試不爽。當我們接到這個提問時,會為了回答而「反思」,也就是連結過去的經驗與價值觀,整理出自己的判斷與想法。反思很可能會帶來新的發現,促使積極的人發想具體的策略,最終促成「行動」。

在主持會議的時候,這句話也適用於對其他的與會者提問,激發對方的思考和表達,進而傾聽對方真實的訴求與想法。《莫守成規》這本書裡提到叛逆型的領導者會懂得跳脫框架、建立「關係」,而且不斷發問:「當我們藉由提問與他人互動時,彼此的關係會變得更強韌。」

作者精煉多年來傳授「引導提問術」的經驗寫道:「優化關係品質和思考品質,促進行動品質的提升,進而帶來成果品質的提升。」這就是優質的提問能達到的效果,提升整體團隊的關係與思考、採取具體行動、強化最終成果。


如何激起部屬發言慾望?

站在主管兼會議主持人的角度,不外乎希望大家參與會議,是能夠「達成共識」、「解決問題」、「促進行動」。要讓團隊產生化學效應,最重要的就是加深彼此的「信賴」關係。作者提出五個基本功,若自然而然掛在嘴邊,便能提升部屬的發言慾望:

  1. 謝謝。」保持真誠的笑容,無論部屬發言是否有益,皆表達感謝,讓人感到自己有所貢獻、還想再發言。
  2. 原來如此,這也是一種看法。」聽到立場&