清空收件匣(Inbox Zero)每天 17 分鐘搞定 Email 1

有讀者問我如何處理日常信件、處理的流程長什麼樣子?我用這篇文章來詳細回答。

Email 收件匣只是「第二大腦」的其中一環,扮演的是接收資訊、傳遞資訊的一個節點。它並不是一個適合處理資訊、產生內容的地方。為了提高我們的生產力,我們必須調整自己處理 Email 的方式。

我認為「清空收件匣」(Inbox Zero)這套方法的核心精神是:「保持收件匣的清空狀態,擺脫被信壓得喘不過氣的苦悶,讓專注力重新聚焦於工作任務上。每封信只看一次就處理掉,減少重複看信的時間。」

自從使用了這套方法,我花在處理信件的時間大幅降低,而且收發 Email 也不會有太大的壓力。以 Gmail 為例,以下附網路上的教學影片和我自己的實際經驗談。我們只要做這三件事:(1) 設定環境、(2) 設計處理流程、(3) 熟記快捷鍵


1.設定環境

前兩項的具體設置和分類方式,可以參考這部影片,完全照著他的設定方式就可以了「My Complete Inbox Zero Workflow (in 2022)! by Jeff Su」。Jeff 的頻道還有很多好用軟體的使用訣竅,推薦給想增進生產力的朋友。