如何用 Notion 打造一人公司管控系統？3 年實戰經驗教學

我 2022 年從台積電離職、改做自媒體，創業至今滿 3 年了！

這段期間我最強烈的感受是：經營一人公司（或小團隊），最容易陷入的陷阱不是「不夠努力」，而是「系統的混亂」。

我發現，要維持「小而美」的運作，最關鍵的轉變，就是為公司建立一個「中央控制系統」。

對我來說，這個系統的核心就是 Notion。

過去在台積電擔任副理的經驗，讓我深刻體會到「流程」和「系統化」的威力。當我們把公司的所有運作都放進 Notion 這個「中央大腦」，至少有 3 個立竿見影的好處：

一、告別混亂：資訊不再散落各處，不用在各軟體像 Trello、Google Sheets、Email 之間瘋狂跳轉。

二、釋放腦力：當方法和流程都各就各位，大腦才能真正專注在最重要的「決策」和「創作」上。

三、團隊賦能：SOP 文件化，讓新人或外包夥伴能快速上手，公司才能真正「擴展」（而不是反過來拖垮你）。

但是，該如何從零開始，打造這個強大的「一人公司中央控制系統」呢？

這篇文章，我會完整分享我如何用 Notion 管理「閱讀前哨站」的實戰經驗。

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為什麼 Notion 特別適合一人公司？

資訊整合性高，告別工具跳轉的混亂

過去我曾經嘗試過各種工具組合：Trello 管專案、Google Sheets 記帳、Evernote 做筆記、Email 溝通⋯⋯光是在不同工具之間切換，就耗費了大量心力。更糟的是，資訊散落各處，要找個資料得翻遍好幾個平台。

Notion 改變了這一切。在我的「閱讀前哨站有限公司」總頁面中，我建立了五大管理中心：營運中心、業務開發中心、內容行銷中心、財務管理中心，還有人力資源與法務中心。

每個中心都包含了相關的資料庫、文件和流程。無論是查看客戶關係管理 CRM、追蹤提案與交易、規劃內容、管理發票與收入，全部都在同一個工作空間裡。

這種整合性讓我不再需要記住「這個資訊在哪個工具」，大幅提升了工作效率。

高度客製化，打造專屬的營運系統

每個一人公司的業務模式都不同，套用現成的 SaaS 軟體工具往往會遇到「功能不夠用」或「功能太複雜」的問題。Notion 的強大之處在於它的彈性。

以我的內容行銷中心為例，我建立了完整的內容產製流程：從內容規劃、YouTube 影片製作、社群貼文到電子報，每個環節都有對應的資料庫和看板。

社群貼文資料庫甚至有多種視圖：進度看板、列表模式、部落格文章勞報，讓不同角色的團隊成員都能用最適合自己的方式工作。

在業務開發中心，我設計了從客戶關係管理到提案與交易、服務與報價的完整銷售漏斗。這套系統完全符合我們「閱讀前哨站」的業務特性，包含邀約、業配、聯盟行銷等服務，需要追蹤每個客戶的接觸歷程和合作狀態。

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實際應用：閱讀前哨站 Notion 五大管理中心

一、營運中心：專案任務與 SOP 的大腦

一人公司最大的挑戰之一，就是要同時處理多個專案和任務。我在營運中心設立了「主要儀表板」和「專案與任務」兩個核心頁面。主要儀表板就像是我每天早上打開電腦後的第一站，所有當週的重要工作、待辦事項、即將到期的截止日期，都一目了然。

我使用看板視圖來追蹤不同專案的進度。例如，當我們規劃一場企業演講時，從初步接洽、提案撰寫、合約簽訂、簡報準備到最後的執行檢討，每個階段都有清楚的卡片標示。行銷與業務開發同事可以隨時更新進度，執行祕書能掌握時程安排，我則能透過儀表板快速瀏覽所有專案的健康狀況。

更重要的是，我結合了「OKRs」頁面來設定目標和追蹤進度。每季初，我會和團隊一起設定關鍵目標（Objectives）和關鍵結果（Key Results），然後將這些目標拆解成具體的專案和任務。這讓我們不會陷入日常瑣事的泥沼，始終記得我們要往哪裡去。

在營運中心裡，我也建立了「閱讀前哨站 Wiki」，這是我們的知識庫與 SOP 文件中心。一人公司最容易陷入的陷阱，就是所有知識都在創辦人腦袋裡。當業務成長、需要招募新人或外包時，才發現沒有任何文件可以交接。

Wiki 中的每個頁面都標註了負責人和最後修改日期，確保資訊隨時更新。我們記錄了所有重要的操作流程、工作指南和參考資料。從如何撰寫一篇符合品牌調性的文章、如何處理客戶來信、如何製作 YouTube 影片的標準流程，到如何開立發票和報帳，每個環節都有詳細的文件說明。

這套系統，讓我能夠放心地將工作委派給團隊成員和外包夥伴。

當影音剪輯師接手新影片時，他可以參考 YouTube 影片製作的流程文件；當文字寫手需要了解品牌調性時，可以查閱我們的價值主張：「用閱讀照亮生活，讓閱讀沒有距離」，以及「化繁為簡、減少阻力、降低風險、品牌定位」等核心理念。

這些文件不只是死板的規則，更像是我們團隊共同的語言和文化。

二、內容行銷中心：從發想到發佈的完整流程

作為內容創作者，我最需要的是一個能夠管理整個內容產製流程的系統。在內容行銷中心，我建立了從上游到下游的完整管理機制。

首先是「內容規劃」，這裡我會記錄所有的內容點子、選書方向、主題企劃。接著是「YouTube 影片製作」，追蹤每支影片從腳本撰寫、拍攝、剪輯到上架的完整流程。影音剪輯師可以在這裡看到最新的工作指派和交件期限。

「社群貼文」資料庫更是我最常使用的功能之一。它有多種視圖：進度看板讓我一眼看出哪些內容正在撰寫、哪些等待審核、哪些已經發佈；列表模式方便我快速瀏覽所有貼文的詳細資訊；部落格文章勞報則是專門用來追蹤長文的產製進度。圖文小編和文字寫手都能在各自最適合的視圖中工作，完全不會互相干擾。

最後是「電子報」的管理。每週的電子報從主題發想、內容撰寫、排版設計到排程發送，都有完整的記錄和追蹤。這讓我們的內容產出既有系統性，又保持高品質。

三、業務開發中心：簡易但實用的 CRM 系統

在業務開發中心，我設計了從客戶關係管理到提案與交易、服務與報價的完整銷售漏斗。「客戶關係管理 CRM」資料庫記錄了所有潛在客戶和現有客戶的資訊，包括公司名稱、聯絡人、溝通歷史、合作狀態等。

每當有新的合作機會時，我們會在「提案與交易」中建立一個新項目，記錄提案內容、報價金額、預計成交時間、目前進度等資訊。行銷與業務開發同事負責追蹤每個機會的進展，我則能透過看板快速掌握整體的業務狀況。

「服務與報價」頁面則是我們的標準服務目錄。主要服務包括演講、訪談、業配等，每項服務都有清楚的說明和參考報價。當客戶詢價時，業務同事可以快速查閱這個頁面，確保報價的一致性和專業度。

四、財務管理中心：掌握公司的金流脈動

財務管理中心是執行祕書與會計財務同事最常使用的區域。「發票與收入」資料庫記錄了每一筆收入的來源、金額、開票日期、收款狀態。「支出」則追蹤所有的費用支出，從辦公室租金、軟體訂閱費到外包費用，一應俱餘。

「業務與營運分潤」頁面則是用來計算和記錄團隊成員的獎金和分潤。我們採用透明的分潤機制，每個人都能清楚看到自己的貢獻和回報。這不僅讓財務管理更加透明，也激勵了團隊的積極性。

當然 Notion 無法完全取代專業的會計軟體，我們也使用「藍途記帳」作為公司「內帳」的金流管理與記錄。Notion 的好處則是讓每一筆帳務的支出收入，都可以連結到特定的 Notion 專案頁面，讓內部會計人員方便查閱。兩個系統各司其職，互不衝突。

最後，關於定期報稅和財務報表這類型「外帳」事務，我們還是會交給專業的會計師事務所處理，但平時的記錄和追蹤，Notion 已經提供了足夠的功能。

五、人力資源與法務中心：小而精的團隊管理

在人力資源與法務中心，我管理著「部門與員工」、「人才招募」、「供應商合約」等資訊。雖然我們是小團隊，但該有的規範和制度一樣不能少。

「部門與員工」頁面記錄了每位成員的職責、聯絡方式、合作模式。Wiki 頁面中也會標註各個流程的負責人，讓每個人都清楚自己的角色和責任。「供應商合約」則用來管理與外包夥伴的合作協議，確保所有合作關係都有明確的文件記錄。

當需要發布重要訊息時，「公告看板」讓所有人都能即時接收。無論是新的工作流程、重要的日程提醒，還是公司的最新動態，都會在這裡公告，確保資訊傳達無誤。

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建立可複製的系統：為未來擴展打基礎

協作流程，讓內外部夥伴無縫接軌

除了內部 SOP，我也在 Notion 建立了專門給外包夥伴使用的協作流程文件。影音剪輯師、圖文小編、文字寫手，每個角色都有對應的工作指南和執行原則。

以影音剪輯為例，我在「YouTube 影片製作」資料庫中，詳細記錄了影片風格、剪輯節奏、字卡設計規範、音樂選擇標準等細節。

每支新影片的專案頁面裡，如果有額外的剪輯指示，我只要在同一個 Notion 頁面寫下具體要求就可以。剪輯師完成初稿後，也會在同一個頁面更新進度並附上預覽連結，我則可以直接在 Notion 留下修改意見，整個溝通過程都有完整記錄。

這也包含貼圖製作和文章撰寫的外包合作，每一則貼文就是一個頁面，每一篇文章也是一個頁面，有任何的指示和回饋，都在同一個頁面溝通就可以。所有的進度，也透過 Kanban 看板模式清清楚楚。我跟夥伴們的所有合作，從來不需要寄任何一封 Email，也不需要傳任何 Line 訊息。

這種做法的好處是，當有新的外包夥伴加入時，他們可以快速了解我們的工作方式和品質標準。而且，隨著合作經驗累積，我會持續更新這些流程文件，加入新的範例和最佳實踐。Notion 的即時同步功能，讓所有人都能看到最新版本，不會出現資訊落差的問題。

Pro-Tip：用 Loom 打造會說話的 SOP

對於內部團隊的 SOP 文件，我發現「純文字」說明往往不夠直觀。很多操作細節很難用文字完整描述，而且看文件的人也容易遺漏重要步驟。因此，我特別喜歡搭配「Loom」來錄製螢幕操作畫面。

每當建立新的工作流程時，我會打開 Loom 開始錄製，一邊實際操作系統，一邊解說「為什麼」我要這樣做。這不只是教會團隊「怎麼做」，更重要的是傳遞背後的思維邏輯和決策原則。

例如，當我示範如何在 Notion 裡建立客戶資料時，我會說明為什麼要用這種分類方式、為什麼某些欄位是必填的、遇到特殊情況該如何判斷。

Loom 的 AI 功能更是讓這個流程變得輕鬆無比。錄製完成後，它會自動生成字幕和摘要重點，影音和文字內容瞬間就準備好了。我只需要把 Loom 的錄影連結嵌入 Notion 的 SOP 頁面，團隊成員就能隨時查看，既有文字參考，也有影片示範，學習效果加倍。

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壓倒性的優勢：讓 Notion AI 成為你的專屬大腦

在 AI 當道的時代，Notion 的價值又提升到了一個全新的層次。

你一定聽過 AI，但 AI 的威力，取決於你餵給它的「資料品質」。當你像這篇文章所展示的，把整間公司的營運系統、SOP、客戶資料、內容庫全都詳細地建立在 Notion 時，你就等於幫 AI 打造了一個完美、專屬於你的「公司大腦」。

這時，你不再只是「使用」工具，你是在「與你的公司對話」。

我可以隨時問 Notion AI：「幫我製作一個新進剪輯師的 SOP」、「幫我調閱『閱讀前哨站』的文章撰寫指南」、「幫我查詢 A 客戶過去的合作狀態與結案進度」。所有資訊，它都能立刻從你建立的資料庫中截取並重組給你。

你可能沒想到，這篇文章，就是 Notion AI 魅力的最好見證。

我是怎麼做的？我直接在 Notion 裡，引用了我整個「閱讀前哨站有限公司」的總頁面，然後只下了幾個簡單的指示。Notion AI 就幫我產出了這篇文章的完整草稿，接著，又幫我補完了 80% 的血肉。

一篇文章從 0% 到 80% 能用的草稿過程，前後只花了 10 分鐘。

最厲害的是，文章裡引用的所有流程和描述，「全部」都精準符合我 Notion 頁面裡記載的真實細節。我後續要做的，只是簡單修改語氣、附上截圖，一篇充滿我個人色彩、公司色彩的深度長文就完成了（這篇文章花最多時間的是螢幕截圖）。

這就是把資料統整在同一個地方，讓 AI 可以獲取並與你對話的絕大好處。它徹底改變了內容產製和營運管理的遊戲規則。

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結語：從混亂到秩序的轉變

回顧這幾年使用 Notion 管理「閱讀前哨站」的經驗,我最大的感觸是：一人公司不代表要單打獨鬥，而是要懂得建立系統。Notion 讓我能夠以小團隊的規模，運作出媲美中小企業的專業度。

活用 Notion 是一種思維方式的轉變：將混亂化為秩序，將經驗轉化為系統，將個人能力擴展為團隊戰力。

當你的知識和流程都有系統化的記錄時，你就能夠複製成功、減少錯誤、提升效率。最重要的是，你能夠把時間和精力投注在真正重要的事情上。

如果你也在經營一人公司，我衷心建議你投資時間在 Notion 上。從小處著手，逐步完善，不要一開始就想建立完美的系統。我的系統也是經過數年的調整才演變成現在的樣貌。

重要的是開始行動，讓系統隨著你的業務一起成長。

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想學會 Notion？我推薦雷蒙的線上課程

說實話，我能把 Notion 用得這麼順手，很大程度要歸功於我的好友雷蒙（侯智薰）的線上課程。

雷蒙是台灣 Notion 中文教學界的代表人物，他推出的《Notion 實戰課程》讓我學到紮實的基本功，讓我更容易建立專屬於自己的公司營運系統。如果你完全是 Notion 新手，雷蒙有一堂《Notion 3 小時快速上手》專為新手設計。《Notion AI 知識管理》這堂則聚焦於 Notion 最新的 AI 功能教學。

雷蒙的課程最大的特色，就是不只教你「怎麼用」，更教你「為什麼這樣用」。他會帶你理解 Notion 背後的邏輯思維，讓你學會如何根據自己的需求，打造出最適合的工作流程。

無論你是想要整理個人筆記、管理專案進度，還是像我一樣建立一人公司的完整系統，他的課程都能給你扎實的基礎和清晰的方向。如果你想像我一樣，用 Notion 打造屬於自己的高效工作系統，我真心推薦你去看看雷蒙的課程。

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