「原子習慣、子彈筆記我都學過了，為什麼工作還是亂成一團？」
這句話，我聽讀者說過很多次，自己也曾經困惑過。
離開台積電後，我研究許多生產力方法，也試過各種效率工具，但工作上有些地方還是覺得卡卡的。
直到讀完《高效人生工作法圖解》，我才發現，那些學過的方法，竟然可以用圖解的方式，變得這麼清晰易懂，也幫我解開了很多心中困惑的點。
最近，我邀請《高效人生工作法圖解》的兩位共同作者，電腦玩物站長 Esor 和專案管理專家趙胤丞老師，一起聊聊他們如何建立工作系統，以及怎麼把 AI 變成真正能協作的工作夥伴。
以下整理出我最有收穫的 6 個體悟，分享給你：
一、為什麼學了 GTD、原子習慣，工作還是一團亂？
訪談開始，趙胤丞老師就分享了一個幕後故事。
他和 Esor 原本錄了 18 萬字的 Podcast，打算直接整理成一本書。
結果錄完才發現，這樣不行。
趙老師說：「讀者很容易見樹不見林，只要卡在 GTD 的其中一個環節，後面就很難繼續往下展開。」
於是，他們乾脆把 18 萬字全部推翻重來。
從第一次工業革命開始，一路重讀一百多本談效率的經典作品，再把每一套方法親自操作一次。
哪裡卡住就修改，哪裡難懂就補圖，最後畫了將近 100 張手繪圖。
Esor 在訪談中也提到一個我很有感的觀點。
不管是經營自媒體、寫企劃、做簡報，還是解決工作上的問題，我們每天都在產出。
而在這過程中可以真正拉開差距的，是你有沒有一套屬於自己的工作流程。
很多人看完一本效率書，過一週就回到原點，也是因為流程一直很模糊。
想改善沒有錯，但如果沒有拆成一個個能執行的步驟，再好的方法，也很難真正用在每天的工作裡。
二、真正的生產力，是「排滿行事曆」還是「做出有價值的成果」？
談到生產力，很多人第一個想到的是時間管理、待辦清單，或是各種效率工具。
但 Esor 對生產力的定義很簡單：「產出。」
他說，「生產力其實很簡單，就是最後有沒有把事情做出來。」
待辦清單排得再漂亮、時間管理工具再多，如果沒有產出，生產力也不會提高。
趙胤丞老師則把「產出」再往前推一步。他更在意的是「成果」。
他把成果分成三個層次。
第一，是事情有完成。像是寄出一封報價信、做完一份簡報。
第二，是完成之後有沒有帶來結果。報價寄出去，客戶有沒有回覆？努力運動了一個月，身體有沒有改變？
第三，是能不能持續累積。像我每週固定更新 Podcast，聽眾知道固定時間會有新節目。時間久了，大家養成收聽習慣，我也慢慢累積出一套能持續運作的工作方式。
趙老師也分享了一個例子。
去年參加台北食品展時，展會一結束，他們就把所有國外買家的開發信寄了出去。
之所以能這麼快，是因為他們早就和 AI 一起建立好一套工作流程。
從主旨、信件內容，到不同國家的語言版本，都事先準備完成，甚至做過 A/B 測試，找出回覆率最高的版本。
所以展會一結束，日本客戶收到日文信，德國客戶收到德文信，每封信都像是為對方量身準備。
這就是趙老師說的成果：事情完成了，帶來了實際效果，也留下了一套下次還能繼續使用的工作流程。
三、關鍵路徑法怎麼幫你逃出「救火隊」的日常？
我很喜歡趙老師分享的一個工具：關鍵路徑法。
假設你要籌備一場歷時 8 個月的年會，中間有上百件事情要完成。
但其中有一條工作順序不能延誤，只要慢了一步，後面的進度都會被拖累。這條路徑，就是最需要優先守住的地方。
趙老師說，我們每天要處理的事情太多，很容易一頭栽進細節，忙到最後，反而忘了真正該往哪裡前進。
只要先找出這條路徑，每天知道自己最重要的一步是什麼，心裡就會踏實很多。
接著，再把它拆成一個個 25 分鐘的番茄鐘，一步一步往前推，進度就會慢慢累積。
不過，趙老師也提醒一件很多人都會忽略的事。
精神狀態不好的時候，不要勉強自己做需要判斷的工作。
他分享自己曾經一邊寫 A 客戶的報價，一邊接 B 客戶的電話，結果把兩邊資料搞混，最後花了更多時間收拾。
從那次之後，他就提醒自己，重要的決策，要留給精神最好的時候。
我也很好奇，如果本來就不喜歡規劃，這套方法還有用嗎？
趙老師提到稻盛和夫就是很好的例子。
他創辦京瓷和 KDDI，當初只是希望員工都能過上安穩的生活。
但當他接手日本航空時，真正讓公司翻身的，是把龐大的目標拆成每個團隊每天都能做到的事。
最後趙老師補充說：「浪漫的初心跟具體的紀律，其實是可以相輔相成的。」
四、筆記散落在十個 App，該從哪一步開始整理？
現在的人不缺資訊，缺的是需要的時候找得到，也用得上。
書中介紹了 PARA、卡片盒筆記法等知識管理方法。
但很多人的資料散落在 Notion、Obsidian、Evernote、Heptabase 等不同工具裡，最後花最多時間的，反而是整理工具。
Esor 提醒，別急著打造一套完美的知識管理系統。
他說，每次上筆記課，他都只教一件事：把整理變得越簡單越好。
能少一個步驟，就少一個步驟；不是非做不可的事，就不要做。
就像Esor說的：「整理，不會幫我們完成任務的產出。」
他舉例：「很多人覺得工作太亂，決定先整理桌面。結果桌面整理好了，工作也不想做了。」
那 PARA 和卡片盒筆記法，可以怎麼開始？
Esor 把它簡化成四個步驟：先把資料放進正在進行的專案，再把資料寫成自己的想法，接著把相關內容串在一起，需要輸出的時候，再直接拿來用。
他說：「方法其實不用很多，只要有一套每天都願意用的系統就夠了。」
就連復盤，他也走同樣的路線。
很多人以為復盤一定要另外空出一段時間，但 Esor 用的是 KPT。
也就是Keep（保持）、Problem（問題）、Try（嘗試）。
遇到一件事，就立刻記下哪裡做得不錯、哪裡可以改善、下一步要做什麼。
幾分鐘就能完成，不用等到週末一次處理。
五、AI 助理跟你隨便問 ChatGPT，差別到底在哪？
訪談中，我最好奇的一件事，是他們怎麼把生產力方法和 AI 結合。
Esor 說，就像他們最近出的線上課程可以分成三個階段：先把方法變簡單，再把 AI 放進每天的工作流程，最後讓 AI 成為你的工作教練。
他分享了一個自己每天都在用的例子。
每天早上，他會把收件匣交給 ChatGPT。
AI 先整理哪些信需要回覆、哪些有待辦事項、哪些可以安排進行事曆，再順手寫好回信草稿。
其他不重要的信，就整理成清單或直接封存。
他笑說，現在很多時候，自己根本不用先打開信箱。
接著，他們示範用 Codex 建立一位專屬的 AI 教練。
只要把課程提供的規則導入，AI 就會依照你的工作情境，提醒你該用哪一套方法，而且用得越久，越了解你的工作習慣。
Esor 還分享一段很好笑的對話。
有一天，他把一長串自己不想做的待辦事項丟給 AI。AI 一開始分析輕重緩急，他直接回：「這些我都知道。」
AI 又換個方向，開始陪他找出拖延的原因。聊到最後，只提醒他一句：「先挑一件你願意開始的事。」
有時候，我們需要的不是更多方法，而是一個願意陪我們跨出第一步的提醒。
最後 Esor 用一句話點出書和課程最大的不同。
書教的是方法，課程帶著你，把方法一步步用進每天的工作裡。
六、如果是效率小白，該從哪裡開始學起？
最後，我們談到線上課程圍繞的三個主題：保持精力、知識累積、放大成果。
我很好奇，如果是一個完全沒接觸過時間管理的新手，該從哪裡開始？
我原本以為 Esor 會建議先學精力管理，沒想到他的答案是：「先從放大成果開始。」
他分享了一個自己常遇到的情況。
很多學員跑來問：「老師，我買了很多書、很多線上課，可是根本看不完，怎麼辦？」
Esor 都會先問一句：「你想做出什麼？」
如果對方想學 Python，是因為工作上需要分析數據，那就不用把所有教材都看完，而是直接找和工作最有關的內容，先把眼前的問題解決。
等真正開始做，你自然會知道還缺哪些能力，再回頭補就好。
如果連自己想做出什麼都還不知道，Esor 建議先從「復盤」開始。
回頭看看自己最近做過哪些事、哪些成果最有價值，很快就能知道下一步該往哪裡走。
接著，你也會慢慢發現，哪些地方需要精力管理，哪些地方需要知識管理。
最後，Esor 用一句話總結整堂課的思路：
「先從產出開始，其他的方法就會慢慢跟上。」
後記
這場訪談讓我更確定一件事。
方法從來不缺，缺的是一套每天都用得上的工作流程。
Esor 和趙胤丞老師花了將近兩年，把一百多本生產力經典整理成《高效人生工作法圖解》。
接著，又花了一年，把書裡的方法重新拆解、重新設計，變成一套每天都能實踐的工作流程。
如果你也曾經看過很多效率書、試過很多工具，工作卻還是亂成一團，我很推薦可以先來讀一讀《高效人生工作法圖解》，把常見的方法一次建立起完整概念。
如果想把零散的方法串成一套適合自己的工作方式，再結合 AI 一起協作，那麼新的線上課程《工作流改造術》會是一個很好的起點。
另外，也推薦追蹤 Esor 的部落格《電腦玩物》，裡面有很多第一線累積下來的實戰分享。
最後，我把 Esor 的一句話送給你：
「先從產出開始學起，因為這才是最重要的。」
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瓦基
INFJ、《情境智慧》作者、書評部落格《閱讀前哨站》和說書頻道《下一本讀什麼？》創辦人、《卡片盒筆記實戰課》和《化輸入為輸出》課程講師，時常分享讀書心得，喜歡將書中所學加以活用，實踐在職場與生活中。
