《愈忙愈要會表達》讀後心得：清楚表達的七個步驟

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如果你常常在會議上提出想法卻沒人在乎，報告做得再好也得不到重視，對方總是聽不懂你在說什麼……

那也許不是內容有問題，而是你還沒掌握「為誰而說」和「怎麼說」的表達技巧。

最近我讀到一本好書《愈忙愈要會表達》，它讓我學會一套能夠有效說服、能夠被充分理解的表達方式，對我非常有幫助。

誰會需要讀這本書？

當我看到這本書的作者是英國 BBC 的主播羅斯．阿特金斯（Ros Atkins），我立刻就產生了興趣。他的名字我早就聽過，尤其是在 YouTube 上的系列影片，他短短幾分鐘就能把複雜的國際議題講得清楚又有說服力，讓人一聽就懂、一聽就記得。

這種濃縮又有力的解說方式，正好是我一直在追求的表達能力。所以當我發現他出了這本書，專門談他多年來的解說技巧和架構思維的時候，我毫不猶豫就找來閱讀。

這本書的內容，我認為非常適合三種人：

第一種，是像我一樣在創作說書、講解影片、製作簡報內容的創作者或講者，書中對「怎麼說得清楚又有吸引力」的拆解非常實用。

第二種，是在職場中需要溝通、簡報、寫信、說服同事或主管的人，尤其在資訊爆炸的環境裡，怎麼說得讓人願意聽、能快速抓到重點，就是你的競爭力。

第三種，是在日常生活中想要提升表達成效的人，例如你在家庭、社交、團體中說話更有邏輯、更有份量、更容易被理解，就會減少不必要的誤解與摩擦。

我自己就從書中找到了很多具體、可以馬上應用的技巧。接下來，我想分享書中最重要的觀念「清楚表達的七個步驟」。這七個步驟，就像一張地圖，幫助你把一個想法有邏輯地包裝、打磨，最後說出來，讓對方聽得進去、記得住。

Man presenting with tablet to a small seated audience in a modern indoor setting.

清楚表達的七個步驟

特別是當我們身處在資訊爆炸、注意力分秒必爭的年代，能不能把話說清楚，已經不只是「加分項目」，而是能不能「被別人聽見」的基本門票。接下來我就帶你掌握這套清楚表達的七步驟：

一、策劃：明確定義主題與受眾

「用一句話說出你想要達成的目標，並思考對方是誰。」

清楚表達的第一步，不是先想你要說什麼，而是先問自己：「這次溝通的目的到底是什麼？」「對方是誰？他們在意什麼？」這個步驟的關鍵是先「對焦」，我們必須先釐清表達的目的，才能避免缺乏重點的表達。

二、蒐集：從對方角度出發收集資訊

「盡可能解答對方可能會有的所有問題。」

不要急著把自己知道的全倒出來，而是先去預測對方的疑問：他們需要什麼背景知識？他們想解決什麼問題？這個步驟要求我們站在「聽眾」的立場，而不是自己的立場。

三、篩選：只留下最關鍵的資訊

「重點不是資訊有多麼有趣，而是有多麼相關。」

作者提醒我們：「不是你覺得重要就重要，而是對方覺得有幫助才重要。」每一句話都要經過篩選，只留下對方「必須知道」的部分。

四、架構：安排清楚的內容順序

「一開始就讓對方知道這場表達的脈絡和主線。」

資訊雖然重要，但順序決定了它是否容易被理解。書中提供了七種故事展開的方式，讓你依照不同的情境，建立明確邏輯線，讓人願意從頭聽到尾。

五、串連：建立內容的連貫與節奏

「每一段話都要有『鉤子』，讓人跟得上你說的內容。」

好的表達像一場有節奏的舞蹈，每一段話都有前後連結。你可以用類比、舉例、重複、提問等技巧，幫助對方保持注意力。這也是讓人聽了不會想跳出影片或轉頭做別的事的關鍵。

六、精簡：移除所有不必要的干擾

「冗詞是理解的絆腳石，讓人分心的元凶。」

資訊再好，講太多也會讓人走神。所以作者的原則是：寧可講少一點，但讓人聽懂。用最精簡的語言，保留原始的意思，就能提升訊息吸收率。

七、傳達：用自然、可信、具信念的方式說出來

「不是靠技巧討好對方，而是讓內容自己發光。」

聲音的語調、語速、停頓、甚至眼神，都會影響對方對你說話的接收效果。這一步是將所有準備好的內容，以一種讓人舒服的方式送達對方心裡。

這七步驟看似簡單，但它們不是照表操課的流程，而是每次表達之前，你都可以用來思考和套用的工具。你不一定要每一次全部都用，而是知道背後的底層邏輯，不要遺漏了這些重要的元素。

現在，我自己在寫讀書心得和改寫成逐字稿的時候，會用這套架構來檢查自己：我講得會不太多、還是太少？我講的內容對聽眾有沒有價值？我表達的順序是順暢的嗎？一次次練習之後，我發現自己的訊息更容易被理解、被分享。

正如書中所說的：「與其強索對方的注意力，不如讓訊息本身有吸引力。」講得更白話一點就是，與其刻意吸引目光，不如讓訊息自然發光。

我從書中學到的三件事

一、去除冗餘，是讓訊息變得有力量的第一步

很多人以為講得越多就越清楚，但其實，講太多只會模糊重點、稀釋影響力。

作者在書中舉了兩個讓我印象很深刻的例子：一個是賈伯斯把 iPod 丟進魚缸，看著浮出來的氣泡說「裡面還有空間」，體積可以再縮小。另一個是《紐約時報》記者所說的：「最棒的編輯是把你的文章刪掉了一千字，而你居然毫無察覺。」

這些例子提醒我，表達其實像是在清掃訊息的雜質——只有把「氣泡」清掉，觀眾才能看見真正的內容。

我現在寫文章、錄 podcast 之前都會自問：「這段話有必要嗎？這個背景知識對聽眾真的有幫助嗎？」每次精簡之後，表達效果都更好。

這也讓我重新思考：「好的內容，不只是收集得多，而是留下最精華的那一部分。」對讀者來說，如果你能培養這樣的「掃雷意識」，不只是寫作、講話更有力，連 email 都會被更快讀完、得到更多回應。

二、量身設計，是贏得對方注意力最有效的方法

在資訊爆炸的時代，你不是被拒絕，而是被忽略。

作者說：「要贏得注意力最有效的方法之一，就是讓受眾知道你的內容是專門為他準備的。」這句話我百聽不厭，也深有同感。

像他在寫 email 時，會在主旨前加上對方名字，例如「嗨，黛安娜」，結果開信率明顯提升。這聽起來很小，但就是這種細節，讓人感受到：「你是為我說的。」

現在我在撰寫《閱讀前哨站》的社群內容的時候，也盡可能把這個原則用上。就像這次說書的開頭「如果你提出想法卻沒人在乎……」，或者加入對方的情境詞「如果你最近剛剛升遷……」和「給最近思緒混亂的你……」

這種表達方式就是「你就是主角」的設計，讓讀者更願意停下來看、停下來聽。對我們來說，只要在每一次表達前多想一句：「對方需要什麼？這句話能為他解決什麼？」如此一來，我們傳遞的每個想法，就不再是廣播，而是一對一的溝通。

三、正視複雜性，是提升理解與信任的關鍵

在這本書裡，作者強調一個核心觀念：「放棄複雜性來追求淺顯，是一個很常見的誘惑。」但真正優秀的解說，不是逃避複雜，而是懂得接受它、處理它、優雅地呈現它。他不只是在談觀念，而是具體示範了如何將複雜的資訊，拆解成容易理解的訊息。

他在書中提到，BBC 編輯們開始意識到觀眾「早就知道新聞發生了」，他們打開電視，是想了解：「為什麼會發生？未來會怎麼演變？還有哪些不同的角度？」這種需求，正是對複雜內容的渴望。如果只是一味簡化，反而會錯失觀眾真正想要的。

作者在製作節目時會問自己三個問題：(1) 有哪些細節不能省略？(2) 有哪些背景需要補充？(3) 有哪些脈絡能讓觀眾理解得更深？例如在說明能源危機時，他不會只說「天然氣價格上漲」，而是從歐洲對俄羅斯能源的依賴、全球供應鏈的影響，再回到英國家庭的電費帳單，層層引導，讓觀眾知道：「這件事不是遙遠的新聞，而是會出現在你月底的帳單裡。」

這讓我反思，在說書或課程中，如果我們只是「講結論」、給答案，看似快狠準，但其實容易讓人產生距離感。反而是願意花時間搭起理解的橋樑，用簡單語言說出複雜邏輯，才會讓人願意相信、甚至記得你說的話。

正如同作者所說：「理解是優質表達的先決條件；而最出色的解說，是對複雜性的優雅呈現。」這讓我學到，真正的清楚不是「簡單」，而是讓複雜變得「清晰」——這是一種責任，也是一種能力。這段話也成為我在創作每一次內容時不斷提醒自己的一句原則。