《沒有Email的世界》讀後心得:工作會變得更高效嗎? 1

你對 Email 有什麼看法?一項調查顯示,人們對 Email 的感受是「我討厭自己永遠都無法『離線』」、「我疲憊不堪,只是勉強跟上」、「有了它,我在工作日變得更孤立……我不喜歡這樣」、「我無法克制時常要檢查它,它讓我變得低落、焦慮、沮喪」。這個曾經方便又快速的數位工具,到底出了什麼問題?

這本書在說什麼?

沒有Email的世界》的作者是喬治城大學資工系的副教授卡爾.紐波特(Cal Newport),他專門研究數位時代的理論基礎,也是一位研究個人生產力的專家。我讀完他的前一本書《深度數位大掃除》之後成功實踐「數位斷捨離」,接著我也找了他另一本暢銷作《深度工作力》繼續拜讀。

在這本新書當中,作者延續前作探討的議題,再度提出一個很有挑戰性的問題:「如果這個世界沒有 Email 會不會讓我們過得更好?」他觀察到在現代的職場環境當中,充斥著大量混亂、內容缺乏組織、看似急迫但實則不然的 Email 文化。快速、免費的 Email 看似提高了大家的生產力,但同時也衍生了大量的「淺薄的忙碌」,這跟真正能帶來高價值的「深度的工作」正好背道而馳。

為了解決這個問題,作者把工作內容拆解成兩種來看待,分別是「工作執行」和「工作流」(workflow),Email 的問題就出在於,它衍伸出來的「工作流」令人容易分心。這本書就是一本對於工作流的改造指引,教我們把傳統 Email 用來「指派、協作、評估」的三件事情,轉換到專門為工作流打造的系統上面。當我們能避免 Email 帶來的淺薄效應,才能邁向更有價值的深度工作。

作者強調的並不是完全廢棄 Email,而是我們要「有意識」地檢視它的優缺點,而不是「無意識」地任由它主宰我們的注意力。接下來的文章內容,我會和你分享作者的觀察和提議,以及我套用這些方法之後的具體範例。希望你也能找到具體的方法,來優化你個人和團隊的工作方式。

《沒有Email的世界》讀後心得:工作會變得更高效嗎?
攝影師:Torsten Dettlaff,連結:Pexels

Email 對個人工作造成的問題

為什麼用 Email 辦公仍然盛行?因為這個溝通方式太快速、無痛、方便,現在甚至出現了像是 Slack、Teams 之類的即時通訊工具(在台灣很常聽到用 Line 來辦公)。當我們把工作流和這種通訊方式結合,就形成了一種「過動的蜂巢思維」(Hyperactive Hive Mind),指的是「以持續對話為核心的工作流,透過 Email 及即時通訊服務等數位工具,傳遞沒有架構、沒有排定時間的訊息。」這種工作方式有什麼問題?作者以 Email 的使用觀察來解釋。

根據 2019 年的一項統計,一般知識工作者平均每日收發 126 封公務 Email,等於每四分鐘一封訊息。另外由 Adobe 公司進行的一個調查顯示,知識工作者每天花三個多小時收發 Email。當你試圖維持很多的平行進行的電子交談,又必須進行主要工作(例如撰寫報告或電腦程式),你的大腦在每次切換任務的時候,都會消耗大腦的認知資源。

當整個組織都依賴著 Email 來協調工作,個人工作者就需要頻繁分心,在分散的信件裡討論事情。根據神經科學的研究顯示,這種頻繁的情境轉換,會造成龐大的心力成本,降低認知表現,讓人產生疲憊感。書中的案例觀察發現,重度依賴 Email 的組織,短期內看似能夠迅速指派任務、快速尋求回饋,長期而言,反而減少了每一個個人工作者的生產力。


Email 對團隊工作造成的問題

Email 是一個不適合傳達用來「語氣」的工具。紐約大學的社會心理學家賈斯汀.克魯格(Justin Kruger)領導的團隊做了一個實驗,他們要研究「諷刺」。這個實驗把參與者分成兩組,寄信者和收信者。他們給了寄信者一份主題列表,要求他們針對每一個主題撰寫兩種句子。第一種是正常語氣,第二種是諷刺語氣,然後同時把兩個句子用 Email 寄給另一組收信者。然後,收信者要判斷哪一個句子是諷刺性的。

實驗的結果是,寄信者預測自己寫的 Email 語氣都會被收信者猜對。事實上,收件者猜錯了將近 20% 的句子。但是,當實驗人員請寄信者用錄音的方式寄送,這時候聽到錄音的收信者幾乎全部猜對了。這也難怪純文字 Email 的語氣常常會造成兩方的誤解,無形中衍生了更多的溝通成本。

作者提到,因為人類心理一種稱為「自我中心」效應的關係,會深信自己對一件事情的看法。他調侃道:「當你『確信』自己發出一封友善的提醒,你的收件者同樣『確信』你傳達了一項尖銳的批評。」如果你常常需要寄二十九封信才可以解決一個問題,那最好的方法或許是直接去找對方講話。

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攝影師:Karolina Grabowska,連結:Pexels

團隊可以不依賴 Email 來工作?

作者使用了一個很有趣的類比,來說明他提倡的解決方案。

二十世紀初的汽車的組裝方式,都是工人各自把零件搬到特定地點組裝,跟蓋房子很類似。當時的亨利.福特 (Henry Ford)自問:「如果不是讓工人在靜止的車輛之間移動,而是讓汽車通過靜止不動的工人呢?」接著,他改造了組裝線,讓汽車在輸送帶上移動,由不同站點的工人專心進行一個組裝動作。這個改善讓一輛汽車的組裝從 12.5 個小時降低到 93 分鐘。此後的工業世界,掀起了一股組裝線的革命。

作者認為,當時的工業資本是原物料和機器設備,而現代的知識產業,主要的資本是每個知識工作者的生產力,所以重點就變成了:「與擁有多少資本同等重要的是,你如何『運用』資本。」因此,他在書中提出了具體方法,用來避免「過動的蜂巢思維」帶來的資訊分心、超載和焦慮。以下我列舉兩種我自己套用到工作中的方式。

1.工作任務的流程

福特汽車改採組裝線來運用工業資本,知識產業也可以挪用這個概念來提升知識工作者的產出。在一個以知識產出為主的專業團隊裡,真正有價值的不是來來回回的 Email 和訊息溝通,而是實質的「產出」,一段好的程式碼、一個完成的作品、一個客戶喜歡的企劃案。因此,Email 和即時通訊工具強迫知識工作者在不同的網絡之間來回切換,在實質上減少了他們的生產力。

作者在書中舉了各種產業類型的公司,說明這些知識產業如何從「工作流」的流程優化著手。首先,明確定義團隊的每一件「任務」並且類別。接著,如同汽車會流過組裝線上的每個站點一樣,設定每個任務從開始到結束的所有「狀態」。最後,讓負責不同狀態的團隊成員「專心」在他們自己的任務上,團隊每天只用極短時間的面對面會議(或遠距視訊)進行任務指派、回報問題,然後就讓成員繼續專心工作。如果把這個流程跟汽車組裝放在一起比較,看起來會像以下的列表:

  • 每一輛汽車 → 每一個任務
  • 組裝的站點 → 任務的狀態
  • 工人花勞力組裝的時間 → 知識工作者花腦力專心的時間

這種工作流程在軟體界已經行之有年(分為 Kanban 和 Scrum 流程),作者在書中探討了更多其他產業應用這套方法的成果。我自己最近也利用 Notion 數位工具(詳見:Notion 是什麼?),建立了一套我用來跟小編協作社群圖文的工作流程。在這套系統裡,我們只需要直接在系統上面,針對任務本身去執行和討論,省去了許多來來回回的 Email 和雜亂無章的即時訊息溝通。

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Notion 的 Kanban 流程範例

在上圖的工作流程中,每個任務看起來就像是一張「卡片」。我把狀態分成五種:點子區、編輯中、待發布、抽獎中、已完成。每個狀態只要一完成,就把卡片往下一個階段移動。基本原則就是,用任務卡片來對話,取代過動式蜂巢思維的雜亂訊息。

Notion 不只能用來打造工作流程,它還可以用來做個人知識庫整理、任務和時間管理,你可以參考這篇〈史上最完整 Notion 筆記軟體的使用教學!1小時快速上手懶人包、紮實基礎教學〉。如果你想把這套數位工具玩得更「精」,推薦給你一堂我自己上過的好課程「Notion 實戰線上課程」。

2.預約會議的方法

你寫過 Email 跟別人預約開會的時間嗎?為了跟對方喬攏時間,結果信件一直來來回回的情況困擾著你嗎?問題就出在於,Email 簡單、方便、無拘無束的格式,很容易讓對話陷入一個開放式的循環。在確認時間的過程當中,你需要重複檢查信箱,無形中掛心在這件事情上。

作者認為:「如果你願意先花功夫去開發一個更加智慧的協定,通常可以大幅減少長期的成本。」以資訊科學為例,現在傳輸大量的數位訊號,軟體的介面之間都會仰賴各種「協定」(protocol),盡可能用最小容量、最有效率的資料格式進行通訊。我們現在享受的串流影音服務(Netflix、YouTube)就是受惠於各種強大的通訊協定,才可以讓資料的傳輸快又有效。

當然,就預約開會而言,我們很幸運地不用再自己去「開發」一套協定,你只要學會怎麼使用一些方便的數位工具就可以了。例如免費版的 CalendlyTidyCal 就可以幫你省下「喬」會議時間的來來回回。這種工具可以讓你整合自己的數位行事曆,直接讓對方挑選空檔時間,然後完成後續自動化的一切動作。

例如我最近就常用 TidyCal 這套工具整合我的 Google Calender,把我有空檔的時間自動秀出來,我只要回信給對方一個預約會議的「網址連結」,對方就能快速挑選。挑選之後,就會自動註冊一個 Google Calender 的時段,系統自動發信通知雙方,並且附上一個自動產生的 Google Meet 連結。預約成功的會議,也會自動在我的 Notion 工作流程裡面產生一個新任務,我就可以直接編輯那項任務,補上一些開會的資訊和議程。如同作者所說,花一點時間去優化協定,會帶來長期的效益。

延伸閱讀:電腦玩物的兩篇教學文章〈TidyCal 超簡單預約行事曆解決方案,極簡風 Google 日曆預約網頁〉和〈Calendly 快速約好會議時間的方法,整合 Gmail、 Google 日曆〉。

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TidyCal 的預約會議範例

後記:論工作流和工作執行

讀完之後會發現,《沒有Email的世界》的書名只是一個方便好記的名字,其實作者在強調的是對於「生產力」的深刻檢視。他認為問題不在於這些數位工具,而是我們怎麼去使用這些工具,他說:「真正阻礙進步的是屈服在這種生硬工作流的安逸之下,而不去進一步改善。」知識工作者的「專注力」才是最有價值的資產,如果我們找出更優化人類大腦的能力、持續為資訊加值的工作流,就可以大幅提升知識產業的生產力。

我認為《沒有Email的世界》的對象是「組織的工作流」,一方面寫給組織的領導者,去思考組織內要採用什麼「工作流」才可以讓員工全心全意投入「工作執行」;二方面寫給個人工作者,試著採用一些可以優化自己工作流程的協定。如果你想要優化「個人的工作執行」,那麼《深度數位大掃除》和《深度工作力》這兩本書就是很適合你的下一本讀物。

最後,作者這系列書籍讓我最受啟發的就是把「工作」這件事情,拆解成「工作執行」和「工作流」兩個層面的想法。工作執行是個人的責任,工作流則是組織的責任。只是,在數位趨勢的推動之下,每一個知識工作者,其實都具備了「把自己當成一家公司經營」的能力。說到底,學習如何去優化這兩個層面的本領,也是我們自己的責任。


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