《沒有Email的世界》讀後心得:工作會變得更高效嗎? 1

你對 Email 有什麼看法?一項調查顯示,人們對 Email 的感受是「我討厭自己永遠都無法『離線』」、「我疲憊不堪,只是勉強跟上」、「有了它,我在工作日變得更孤立……我不喜歡這樣」、「我無法克制時常要檢查它,它讓我變得低落、焦慮、沮喪」。這個曾經方便又快速的數位工具,到底出了什麼問題?

這本書在說什麼?

沒有Email的世界》的作者是喬治城大學資工系的副教授卡爾.紐波特(Cal Newport),他專門研究數位時代的理論基礎,也是一位研究個人生產力的專家。我讀完他的前一本書《深度數位大掃除》之後成功實踐「數位斷捨離」,接著我也找了他另一本暢銷作《深度工作力》繼續拜讀。

在這本新書當中,作者延續前作探討的議題,再度提出一個很有挑戰性的問題:「如果這個世界沒有 Email 會不會讓我們過得更好?」他觀察到在現代的職場環境當中,充斥著大量混亂、內容缺乏組織、看似急迫但實則不然的 Email 文化。快速、免費的 Email 看似提高了大家的生產力,但同時也衍生了大量的「淺薄的忙碌」,這跟真正能帶來高價值的「深度的工作」正好背道而馳。

為了解決這個問題,作者把工作內容拆解成兩種來看待,分別是「工作執行」和「工作流」(workflow),Email 的問題就出在於,它衍伸出來的「工作流」令人容易分心。這本書就是一本對於工作流的改造指引,教我們把傳統 Email 用來「指派、協作、評估」的三件事情,轉換到專門為工作流打造的系統上面。當我們能避免 Email 帶來的淺薄效應,才能邁向更有價值的深度工作。

作者強調的並不是完全廢棄 Email,而是我們要「有意識」地檢視它的優缺點,而不是「無意識」地任由它主宰我們的注意力。接下來的文章內容,我會和你分享作者的觀察和提議,以及我套用這些方法之後的具體範例。希望你也能找到具體的方法,來優化你個人和團隊的工作方式。

《沒有Email的世界》讀後心得:工作會變得更高效嗎?
攝影師:Torsten Dettlaff,連結:Pexels

Email 對個人工作造成的問題

為什麼用 Email 辦公仍然盛行?因為這個溝通方式太快速、無痛、方便,現在甚至出現了像是 Slack、Teams 之類的即時通訊工具(在台灣很常聽到用 Line 來辦公)。當我們把工作流和這種通訊方式結合,就形成了一種「過動的蜂巢思維」(Hyperactive Hive Mind),指的是「以持續對話為核心的工作流,透過 Email 及即時通訊服務等數位工具,傳遞沒有架構、沒有排定時間的訊息。」這種工作方式有什麼問題?作者以 Email 的使用觀察來解釋。

根據 2019 年的一項統計,一般知識工作者平均每日收發 126 封公務 Email&