《深度工作力》讀後心得和實際應用 + 實作本使用示範 1

你發現自己愈來愈難專注於一項工作任務了嗎?你在工作的時候,會隨時檢查 Email、忙著回覆同事傳來的訊息嗎?還是三不五時就放下手邊的工作,開始滑社群媒體,到處逛新聞網站打發時間呢?如果你發現自己的工作模式已經走向這個趨勢,今天要介紹的這本書你絕對不能錯過。


我為什麼想讀這本書?

深度工作力》的作者是專精於個人生產力、同時任職於喬治城大學資工系副教授的卡爾.紐波特(Cal Newport),我從他的另外兩本著作獲得許多收穫。首先是透過《深度數位大掃除》這本書進行了「數位斷捨離減少不必要的數位工具使用,再透過《沒有Email的世界》重新檢視自己的 Email 使用方式,把工作內容精簡成「工作流」來大幅降低 Email 的使用量。

最近,作者最暢銷的這本舊作《深度工作力》重新再版,他也把許多讀者向他提問的「時間方塊」(time-block)使用方法整理成一個筆記本產品,推出了《深度工作力實作本》。兩本書搭配起來,可以讓我們學會時間方塊的運用策略,進一步打造自己進行「深度工作」的習慣。

我回顧自己從台積電離職之後,成為自由創作者的這一個月來,反而被太多的「自由」打亂了節奏。以前公司因為機密限制,無法使用私人的智慧型手機。現在,午餐的時候我可以滑社群媒體,到處留言和發限動,一個不留神就超過了原定的午休時間。隨著社群平台上私訊我的人變多,接洽的新合作案也增加,我開始花費更多的時間在這些事情上面。我很明顯能感覺到,自己創作的效率變差了。

所以,是時候重新檢視自己的工作方式,想辦法調整成以深度工作為主的模式,為接下來的撰寫新書、籌備新線上課程的生活打好基礎。我期待這本再版的新書,會是我最好的助力。這篇文章摘錄一些書中的重點和我自己的心得,最後再分享一些我開始實際使用的範例。

《深度工作力》讀後心得和實際應用 + 實作本使用示範 2
攝影師:Vanessa Garcia,連結:Pexels

深度和淺薄的工作怎麼區分?

在職場上,我們都是透過「工作」,來提升自己的專業能力,並且替公司創造更多的價值。然而,並非每一種工作內容都具有同樣的價值。作者認為,我們應該要仔細檢視自己負責的工作,進一步區分成兩種類型:「深度工作」和「淺薄工作」。

  • 深度工作(deep work)的定義是:「在免於分心的專注狀態下進行職業活動。這種專注可以把你的認知能力推向極限,而這種努力可以創造新價值,改進你的技術,並且是他人所難以模仿。」例如製作一份企劃案的報告、準備一場演講的素材、撰寫一段新功能的程式碼。這是一種「非你不可」的工作。
  • 淺薄工作(shallow work)的定義是:「非高認知需求、偏向後勤的工作,往往在注意力分散中執行。這類型的工作通常無法創造多少新價值,而且很容易被模仿。」例如用 Email 來回敲定會議時間、用即時訊息頻繁地回答其他同事的問題、處理突如其來的瑣碎雜務。這種工作讓我們感覺很忙碌,卻沒有真的實質產出,這是一種「取代性很高」的工作。

深度工作顯然能創造很高的價值,卻也需要你非常專注去做。如同另一本書《極度專注力》提過的研究,當某項任務被完全中斷的時候,人得花超過20分鐘才能完全回到之前的狀態。當你頻繁地在淺薄工作之間切換,就會破壞深度工作的執行。

深度工作也非常稀有。在這個各種社群平台和新聞媒體都在搶奪注意力的年代,能夠專心投入一項工作的能力,反而成了非常稀有的技能。所以作者建議我們去分析自己一天的工作當中,有多少比例是深度工作,又有多少比例是淺薄工作?增加前者,減少後者。

作者也提了一個激進的建議:如果你發現自己的工作環境,充滿了淺薄的工作,而且你找不到任何深度工作的時間。那你要擔心的是長期下來,這可能是一個沒有什麼發展性的工作,你的成長也很可能因此受到限制。如果你重視未來的成長性,你可以試著跟老闆爭取深度工作的內容和時間,或者,努力換一份工作。

淺薄工作是無法避免的,但你必須限制它,不能讓它影響你充分發揮深度工作的能力,因為深度工作才是最終決定你創造的價值的關鍵。

《深度工作力》讀後心得和實際應用 + 實作本使用示範 3
攝影師:Andrea Piacquadio,連結:Pexels

深度工作的四個策略

在這本書中,總共有四個深度工作的策略,

1.選擇深度工作的模式

我們該怎麼培養自己的深度工作力?作者認為:「為你的工作生活建立常規和儀式,減少依靠有限的意志力來進入和維繫不間斷的專注狀態。」關鍵就在於「常規」和「儀式」,在一週當中設定固定的時段,用來排除分心,專心投入深度工作。就像是賈伯斯每天都穿同一款黑色衣服,為的是降低「做選擇」所耗費的腦力。如果你一開始就設定好固定的深度工作時間,就不用再費心思考當天要怎麼分配時間。作者列出四種常規和儀式的規劃方式:

  • 修道院式:像個僧人一樣,隱身到人跡罕至的地方,讓人非常難以連絡上。有一些學者是這麼做的,但不一定適合大多數人。
  • 雙模式:設定某一些日子或月份完全進行深度工作,其他時候完全是淺薄工作。這種模式集中火力專攻某一種工作,適合可以充分規劃自己時間的工作者。
  • 節奏式:設定早上固定時段進行深度工作,下午做一小段淺薄工作,然後再用深度工作替工作結尾。這個模式比較彈性,適合大部分的職場工作者。
  • 記者式:許多記者會在採訪、撰文之間往返,這種模式講求在不同的任務之間,快速切換成深度工作。這個模式仰賴高度的專注力控制,應該只有少數人能駕馭。

2.學會擁抱無聊

我們不可能隨時隨地都保持深度工作的狀態,所以第二個策略是學習跟「無聊」共處,但是又能讓這個時間發揮效益。這個策略的目的是,刻意讓自己感到無聊,做一些輕鬆但是有意義的事情,讓自己充電,然後重新集中注意力。

  • 安排分心的時間:上社群媒體或者是收看新聞,並不是一種罪惡。只要你得刻意地安排「分心的時段」,讓這段時間能夠在自己的掌控內,可以達到吸收資訊的效果,也不至於佔據所有心思。
  • 生產性冥想(productive meditation):太多的淺薄工作會佔據腦袋的思考,毫無目的地逛網站並不會讓腦袋放鬆。作者建議我們可以先對自己提一個想要思考的問題,然後去做一些讓「身體勞累」,但「頭腦放鬆」的活動,讓這個問題在腦袋的背景狀態執行。例如散步、健身和游泳。

3.慎選數位工具

從作者的不同著作中,我發現他對科技工具和軟體抱持的不是敵意,而是抱著一種「懷疑的態度」。我們必須時常問自己,這個工具或軟體(特別是社群平台),對我個人的職業目標有幫助嗎?對我人生的長期目標有幫助嗎?它帶來的好處比較多,還是壞處比較多?假設我放棄了這些科技,會對自己帶來哪些不便利?

他建議我們進行三十天的數位斷捨離,仔細去紀錄每一種工具的使用與否,對你的生活和工作帶來什麼影響(正面、負面都要記錄)。在斷捨離結束之後,你會發現有些工具無法被捨棄,有些工具則是捨棄了卻一點也不感到可惜。如果你有興趣試試看這個做法,可以到我的《深度數位大掃除》讀後心得文章下載我製作的「數位斷捨離實踐模板」

當你把數位工具做了一次全盤檢視之後,你會多出更多的深度工作時間,如同作者所說:「如果你讓心智在醒著的時候都做有意義的事,你一天結束時會感覺更充實,第二天會更輕鬆,勝過你一連幾個小時讓心智處於半清醒而沒有計畫的網路漫遊。」我們應該體驗生活和工作的意義,而不只是活著。

4.減少淺薄事務

大部分的職場工作,都會夾雜著一定程度的淺薄工作, 我們不可能完全消滅它們,但是我們得想方法去減少它。現在不需要急著做的,留到固定的時間再批次一起做。能夠用系統軟體流程處理的,就讓它變得更自動、更簡單。

  • 確認淺薄事務的比例:對每一天的工作內容做紀錄,區分兩種工作類型占用時間的比例。目的是為了下一步,增加深度,減少淺薄。
  • 安排工作的每一分鐘:利用「時間方塊」的方法,在每一天(甚至每一週)的開始,就規劃好當天的時間運用。排出給「自己」的深度工作時間,而不是全部留白讓別人來幫你安排淺薄工作。
  • 讓自己難以聯絡:不要表現得回信、回訊息很快速的樣子,那不是高產出的表現,而是淺薄工作的表現。在一天當中設定固定的回覆訊息時段,批次性一次回覆。

喜歡的事情認真去做,討厭的事情讓它變得簡單。

《原子時間》柳韓彬
《深度工作力》讀後心得和實際應用 + 實作本使用示範 4
攝影師:Andrea Piacquadio,連結:Pexels

深度工作力實作本示範

作者針對深度工作的執行方法,推出了一個新的作品《深度工作力實作本》。這個實作本的英文書名是「時間方塊計畫本」(Time-Block Planner),顧名思義是一個用來規劃時間方塊的筆記本。裡面每一天分成左右兩頁,總共 13 週的時間計畫。在每一天的左邊是「收集欄、指標追蹤、關機儀式」,在右邊是「時間方塊格線」。具體用法如下:

  1. 時間方塊格線:,把當天的工作要花的時間,用方塊的方式規劃出來。這種規劃方式擁抱彈性,如果有急事、插件,你可以馬上更改計畫,劃出新的時間方塊。作者還把電子郵件和即時通訊等淺薄工作,獨立出來放在一個時間方塊,用那段時間專心處理淺薄工作。
  2. 收集欄:在你一天當中,任何臨時加入的工作和想法,都可以直接紀錄在這邊。如果是急件,就修改時間方塊。如果不是當天的急件,你就先記錄著就好,等之後回顧當天工作時,再來安排。
  3. 指標追蹤:紀錄你要持續追蹤的進展,例如「今天深度工作的時間」,目的是用來觀察長期下來,你的工作習慣呈現什麼樣的趨勢。是愈來愈有生產力?還是愈來越沒效率?
  4. 關機儀式:在一天工作的結束之前,作者都會進行關機儀式,紀錄哪些事情完成了,哪些事情可以放到明天再做。讓腦袋確實關機,享受下班的生活,是科學證實可以提升工作效率的方法。
  5. 每週頁:在每週的一開始,規劃未來的一週內你要執行的重點任務有哪些。在這個時候把一週的目標設定好,提前想好要分配給深度工作的時間方塊。

我特別錄了一段使用計畫本的 YouTube 示範影片,歡迎參考看看這個好用的時間管理方式。

使用這個實作本可以幫我們練習深度工作的規劃能力,並且持續檢視自己的工作內容,再做出更好的優化。作者說:「做深度工作和集中注意力的能力是一種技能,像任何其他技能一樣,需要時間來發展和訓練。一旦你習慣了不斷的分心,你就變得不太擅長做深層工作,也越來越不能過濾掉無關緊要的東西。」真的採取行動去實際練習,絕對是鍛鍊深度工作力的不二法門。

如果你不安排自己的時間,別人會來替你安排。自己的事不要交給別人來決定。


我的實際應用

綜合前面提到深度工作的的四種策略,我認為要能夠保持高度專注,自己必須隔絕許多分心的雜訊。因此,我決定改變自己接受社群媒體訊息,以及接受電子信的模式。我做了以下幾件事:

  • 依照書中的 Email 策略,我在閱讀前哨站的「與我聯絡」頁面打造一個專屬的「郵件過濾器」表單,目的是先替對方想好聯絡的內容、分類,設定好對方的期望。作者說:「你寧可對方在寄 Email 前先想清楚、讓他多做一點事,也比起事後你收到信之後,重複往返釐清資訊來得省時許多。」所以,表單設計的主要用意,就是期許從淺薄的溝通轉換為深度的溝通。
  • 我關閉了 Facebook 粉專的「傳送私訊」功能,把原本的「傳送私訊」按鈕改成「與我聯絡」頁面的連結(填寫表單送出後,系統會轉換成 Email 寄給我)。因為最近開始收到愈來愈多一行文和很精簡的問候,雖然我明白大家的好意,但累積下來會花很多瑣碎的時間在回應這些訊息。此外,有些粉專業務的內容,透過私訊方式其實不容易管理、搜尋、歸類,跟我 Gmail 信箱既有的「零收件匣」(Zero Inbox)理念不符,存在於私訊裡面的資訊,常常會讓我煩心掛念。
  • 我關閉了 Instagram 的「直接寄信」按鈕,因為當人們可以直接開啟一封完全空白的信寫給你,你很難預期這封信件的品質。我也決定關閉 Instagram 的「陌生私訊」功能,把心力保留給已經跟我建立起很棒互動關係的老朋友們。新的朋友則是引導回「與我聯絡」的郵件過濾器頁面。
  • 我關閉了 LinkedIn 的「傳送私訊」按鈕,同樣引導想要聯絡的人先前往「與我聯絡」頁面。
《深度工作力》讀後心得和實際應用 + 實作本使用示範
「與我聯絡」頁面的電子郵件過濾器

透過以上的動作,等於是把溝通的管道,盡可能限縮成最小數量的 Email,並且避免用即時訊息來溝通工作。後續,我將持續記錄這個改變帶來的影響,或許有優點也有缺點。

接著,我使用《深度工作力實作本》的方法,重新規劃自己每一天的工作時間。

我規劃在每天的早餐之後,用 10 分鐘收 Email,如果沒有緊急事情(例如網站掛掉之類的重大異常),就展開早上 08:30 到中午 12:00 的深度工作。午休後的一個小時專心處理 Email 和雜務。我把所有會議和討論都規劃在下午時段,利用 TidyCal 這種自動預約會議的工具,只開放下午時段給別人預約。如果沒有會議的時候,14:00-18:00 就繼續第二段的深度工作。深度工作期間採取番茄鐘方法,每 50 分鐘休息 10 分鐘,並且把智慧型手機放在另外一個房間,看不到也用不到。

《深度工作力》讀後心得和實際應用 + 實作本使用示範
《深度工作力實作本》規劃範例

後記:刻意地深度工作

深度工作力》除了以科學的方式說明深度工作的好處之外,也介紹了許多工作者、學者、企業家的工作型態,加上實作本的推出,把時間方塊變成一個很直覺好用的規劃工具。兩本書搭配起來,同時兼具了理論和實務的操作。

我也很喜歡作者把「深度工作」跟「刻意練習」放在一起討論的觀察。《刻意練習》書中的核心訊息是:「天才與庸才之間的差別不在基因、不在天分,而在刻意練習。」你如果要學習和精進一項專業技能,首先,注意力必須專注在某個你嘗試改善的技術或嘗試精通的思想;其次,你需要獲得回饋,以糾正你的方法,讓你把注意力放在最有生產力的地方。

如果我們仍然和多數人一樣難以專注,容易分心,就不應該期待自己能快速學會新知識和新技術。因此,要快速學習和精進一項專業能力,我們必須高度專注而不分心,我們需要「刻意地」選擇更多的深度工作。或許我們可以改寫刻意練習的核心訊息成:「頂尖專家和普通員工之間的差別不在基因、不在天分,而在刻意地去做深度工作。」我們必須自己做出選擇。

我將過著專注的生活,因為那是最好的一種生活。

心理學家威妮弗蕾德.葛拉格(Winifred Gallagher)

您可能也會有興趣的其他文章


若喜歡《深度工作力:淺薄時代,個人成功的關鍵能力》和《深度工作力【實作本】》 可透過此連結購買,你不會有任何損失。本站獲得的回饋金,全額捐款給家扶助學金,詳見本站公益計劃

你喜歡這篇文章嗎?

讓我們透過閱讀成為更好的自己。加入 20,000+ 名愛書訂閱者,每週一收到 1 篇 閱讀筆記、3 則好書金句、1 個激發思考的問題;每週五收到 2 集 Podcast 說書節目 通知;每季還有 1 篇 選書,兩好三壞 專題,幫你精選12本暢銷書的正反兩面評論。

如果內容不適合你,可以隨時取消訂閱。

這篇文對你有幫助嗎?歡迎分享

用行動支持我持續創作

加入 2500+ 位學員一起學習

化輸入為輸出 課程

你是想要提升學習成效的朝九晚五忙碌上班族?還是被正職工作壓到喘不過氣的斜槓創作者?我善用以前在台積電的下班時間,運用一套高槓桿的知識內化方法,成功斜槓創立自媒體事業。這堂課程我會教你這套有效吸收、精準整理、高品質輸出的訣竅。

其他相似的文章

追蹤最新的留言
通知我:
guest
0 則留言
內文留言
查看全部的留言