身處數位時代的我們，最痛苦的不是沒有資訊，而是「資訊太多」！更慘的是，我們平常處理和儲存了這麼多的資訊，卻在真正需要用的時候「找不到」。到底，我們該如何解決這種問題？今天要推薦的這本書，就提供了一套非常有效的資訊整理方法和操作步驟。
這本書跟《打造第二大腦》有什麼差異？
《打造第二大腦實踐手冊》的作者是提亞戈．佛特（Tiago Forte），他是知識管理領域的專家，從他身上學到很多關於「生產力」和「數位筆記工具」的方法和技巧。他把「第二大腦」這個概念成功地從美國推向了全世界，我也跟大家大力推薦過他的前一本書《打造第二大腦》。
你可能會很好奇，這兩本書名聽起來有一點像，它們之間有什麼差異呢？
首先，《打造第二大腦》是首部曲，談的是「知識管理」的方法。
第一本書有一半的篇幅在談第二大腦的「理論」，說服我們接受這個新概念。然後用了另外一半的篇幅，教我們一套「實作」的方法，從吸收知識到產出知識。這套方法簡稱「CODE」，也就是獲取（Capture）、組織（Organize）、萃取（Distill）和表達（Express）的操作流程。
學完第一本書，你對知識的輸入和輸出，會有全盤的了解。但是，處理「知識」的流程會用到許多的「資料」，這些資料該放在哪裡？怎麼放？這就是第二本書要解決的問題。
所以，《打造第二大腦實踐手冊》這本新書是二部曲，談的是「資訊管理」的方法。
第二本書教我們的方法，可以把所有的文件、圖片、表格…等數位檔案，放到適合的位置，讓未來的自己更方便使用。整本書只有兩成在談理論，其他八成都是實作和範例，是一本操作性非常高的書。這套方法簡稱「PARA」，也是這本書的英文書名，代表四個主要類別：專案（Project）、領域（Area）、資源（Resource）和檔案庫 （Archive）。
藉由這套 PARA 的分類方式，就能有效幫助我們「組織」和「管理」所有資訊的流動，讓我們能夠更有效地存取、處理和應用知識。
如果你都還沒讀過，第一本最值得先看。若你認同且願意採納這種做法，其中已經有很多可執行的步驟，教你如何將資訊化為自己的知識與輸出（CODE法），你就可以跟著做了。
操作第一本書的過程中，你會遇到很多檔案和資訊儲存的疑問，這時候就是第二本上場的時間。第二本談更多的是資訊管理與儲存的方法（PARA法），很實戰導向。
如果要把這件事情一次學好，我認為兩本都是必要的。
接下來，我簡單介紹 PARA 的意思和範例，然後再談談我個人對這套方法的實踐和看法。
簡介什麼是 PARA？
PARA 是一個「組織資料的系統」。可以幫你把數位生活中的每一筆資訊——每一份文件、檔案、筆記、會議紀錄、工作用到的資料——放在確切的位置，讓你在必要的時候能夠快速找到。簡單來講，這就是一種「資料夾的分類方式」，主要包含四種資料夾：
一、專案（P）：指的是有「明確終點和目標」的活動，例如寫一篇報告、規劃一場活動、開發一個新產品。專案是有「截止日期」的，並且在完成後不再活躍。
二、領域（A）：指的是你需要「持續管理和維護」的生活或工作領域，例如健康、財務、個人成長、職業發展。跟專案不一樣，領域是「沒有截止期限的」是一種長期的、持續的責任。
三、資源（R）：指的是你平常「收集」的資料和知識，例如網路文章、書籍筆記、影片連結，或者任何你覺得很有啟發、很有趣的資料。資源就像是工具箱裡的工具，可以跨專案和領域使用。
四、檔案庫（A）：指的是「現在用不到」的專案、領域或資源裡面的資料，但是你仍然想要將這些資料保留下來，以便將來參考的素材。檔案庫就像是你的「數位倉庫」。
你手邊的任何資料，只要是愈跟「截止時間」和「採取行動」相關的，就愈把整理到專案資料夾。如果是「沒有時間壓力」的，你就往後面放到領域、資源或檔案庫。
透過 PARA 的四個類別分類，我們就等於掌握了一個讓資訊能有效儲存和流動的系統。書中有很多範例指出，這套系統除了可以「個人」使用之外，很多企業的「團隊」也使用這種方式管理資訊。PARA 可以幫助個人和團隊的資訊變得井然有序，促進了效率和生產力的提高。
如同作者所說：「用來組織資訊的系統必須夠簡單到讓你騰出注意力，而不是佔走你更多注意力。你的系統必須留給你時間，而不是奪走時間。」這是我們在採用任何系統之前，必須記在心裡最重要的一句話。
專案清單是生產力的核心
這套 PARA 方法聽起來，雖然很像是在談如何「存放資料」的方法，可是我覺得真正會對你造成重大影響的，反而是讀完之後你會真正體會到「行動的重要性」。
我最喜歡書裡面有一個單元叫做「建立專案清單」，能夠幫我們釐清哪些是真正重要的事情。這也是 Tiago Forte 擔任生產力教練的時候，跟對方在前幾次談話的時候會優先做的事情。
步驟很簡單，先列出你當前所有的專案，為每一個專案制定明確的目標，制定截止期限和時間表，然後確認它們的優先順序，最後再重新評估專案清單，做出取捨。他指出：「建立一份準確的專案清單會讓你有信心接受或拒絕新的責任。一旦知道自己的能力究竟有多大餘裕，就可以有意識且策略性地決定怎麼運用它，而不是處於被動」
這個方法，就跟我在《卡片盒筆記實戰課》裡面提到的「工作誌」有異曲同工之妙。我們隨時都應該有一張「工作清單」，裡面列出當下「最重要的專案清單」，然後根據這個清單展開其他的行動。所有我們吸收的知識，都要優先支持這份專案清單。只有其他少數的資訊，才被放到領域和資源的類別裡面。
一旦我們建立了專案清單，才會知道哪些事情很重要，而哪些事情應該被拒絕。如同作者所說：「你每次拒絕一件沒那麼重要的事，它所佔據的時間和力氣就會被釋放出來，讓給更重要的事。」專案清單就是生產力的核心。
資料夾結構的跨平台普遍適用性
PARA 有一個很大的特色，那就是它的「跨平台的普遍適用性」。
它適用於任何一個可以儲存資訊的平台和裝置，適用於你想保存的任何一種資訊。書中有一句話打中我的痛點：「就連最有條理的人也經常犯一個致命錯誤，就是在每個保存資訊的不同地方使用不一樣的組織系統。」
為什麼這是一個痛點？
因為我「很少」從頭到尾只使用一個應用程式來完成一個專案。而每一套系統都有一個潛藏的「維護成本」，光是在資料夾找東西就會耗費你一定的腦力。如果 10 種軟體有 10 種組織資訊的方式，那當你一起使用它們的時候，就會產生沉重的精神負擔，就連世界上最聰明的人都受不了。
作者強調：「PARA 提供了將你需要取用的資訊統合起來的方法，即使它們被存在許多個不同地方。」也就是說，我們可以將 PARA 資料夾的結構「延伸」到你使用的每個平台，像是電腦硬碟的資料夾，雲端硬碟的資料夾，筆記軟體的資料夾。
像我正在陸續把自己的電腦硬碟、雲端硬碟、專案管理軟體（Notion）、美工軟體（Canva）上面的資料，用 PARA 的方式進行整理。這套方法可以讓我在「不同的平台」之間，使用「相同的邏輯」去收納和尋找資料。這大幅減輕了我的腦力負擔。
後記：不要為了整理而整理
總結來說，《打造第二大腦實踐手冊》就如同書名，是一本很完整的實踐手冊，跟著書中操作，就能夠解決大部分人遇到的資訊整理的問題。如果你還沒接觸過這個概念，我會大力推薦把作者的兩本書都找來看。另外，我覺得更棒的地方是，雖然這是一本談資訊整理的書，但是作者時時刻刻都在提醒我們「千萬不要為了整理而整理」。
他在書中強調：「我的理念是盡可能少整理、盡可能晚整理，並且只在絕對必要時整理。」除非整理資訊的行為可以讓你進入平靜的心情、激發你的動力，否則整理的本身不具備任何內在價值（當然也無法創造價值）。當我們把這套方法串聯到自己的專案行動，知識的力量才會展開。
說到最後，很多讀者可能會好奇，瓦基常常提到「卡片盒筆記法」，還有我常常使用的 Heptabase 筆記軟體，我會使用 PARA 這套方法來管理我的筆記嗎？答案是「不會」。
我在《卡片盒筆記實戰課》的學員專屬社團會分享這本書的「另外一種版本」的心得，談我跟作者有哪些理念「相通」，而哪些理念「不同」。這部分需要很多卡片盒筆記法的背景知識，我就不在公開的說書分享，否則大家會聽得一頭霧水。
簡單來講，我認為 PARA 對於「做筆記」是一個阻力，而我認為卡片盒筆記法搭配 Heptabase 筆記軟體，才是一種更容易操作、更有擴充性、更加全面的知識管理系統。
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