《少,但是更好》心得:做更少、活更好的三個方法 1

你有沒有覺得自己忙到分身乏術?你認為自己工作過度,而且無法發揮實力?你發現自己總是在做不重要的事情?我認為,最令人感到沮喪的感覺,莫過於自己忙碌了半天,回頭望去,卻沒有達成任何目標。其實,我們需要的不是「完成更多」,而是「有紀律地追求更少」。


這本書在說什麼?

少,但是更好》的作者是矽谷知名的企管顧問葛瑞格.麥基昂(Greg McKeown),他同時也是廣受歡迎的《哈佛商業評論》專欄作家。他在世界各地講授「專準主義」(Essentialism)的工作和生活法則,希望人們可以擺脫「窮忙」的狀態,專注在生命最重要的事情上面。

作者認為「專準主義」是一套人人可用的方法,可以幫我們「選擇做更少的事,但是卻活出更好的人生。」在書中,他把這套方法拆解成三個步驟。第一,要精挑細選,判斷出「最重要」的事情,然後全力投入;對於其他次要的事情,勇敢拒絕。第二,要化繁為簡,把瑣碎的事情降到最少,把心力留給最重要的事情。第三,要準確執行,為了讓自己在重要的事情全力以赴,我們必須減少執行時候的阻力和痛苦。

這本書的論述融合了許多產學界的研究,加上作者擔任企管顧問的實務經驗,更援引了諸多矽谷企業家的真實案例。值得注意的是,這本書的主要視角是從「企業管理者」的角度出發,對於普通的職場工作者來說,對於書中案例的共鳴會偏弱。只是,換個角度思考,這本書的關鍵在於「專準主義」背後的精神,以及幫我們認識「少即是多」的概念。真正實務面的應用,則需要我們自行舉一反三。

小心貧瘠的忙碌人生。

古希臘哲學家蘇格拉底(Socrates)
《少,但是更好》心得:做更少、活更好的三個方法
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什麼是「專準主義」?

作者對於「專準主義」的基本定義是:「你唯有允許自己不再照單全收,不再對每個人說好,你才能對真正要緊的事情做出最高貢獻。」相較於我們平常的思考,會覺得每件事情都很重要,都不能錯過,但專準主義的最底層思考卻是:「絕大部的事情都是『不重要的』」。

也就是說,真正重要的事情,其實少之又少。

書中也破解了一個常見的迷思,就是我們可能會覺得,「成功」就是可以完成「很多」成就的人。但是作者認為正好相反,他提到:「當我們有了一個明確的目標,它會引領我們邁向成功。但我們的成功也會讓自己得到新的選項和機會。這聽起來雖然是一件好事,但是要記住,這些選項會經常干擾、誘惑、吸引我們。原本清晰的思緒會變成一團混亂,我們很快就會發現自己忙到分身乏術。」

成功」很可能會偽裝成「失敗的催化劑」,讓我們以為能者多勞,而開始多頭馬車,什麼事都想攬在身上做。而專準主義就是這個現象的「解方」,透過「精挑」、「簡化」、「準確執行」三個步驟,幫我們重新專注在那些「真正重要的事情」上面。


1.如何精挑?

專準主義的第一個步驟,是學會辨識「大多數的瑣事」和「少數重要的事」。

我們應該注意,正確辨識出兩者的方法,並不是「盯著眼前的事情」一直看,而是要創造出一個空間和時間,讓自己退一步從大局的角度去觀察。聚焦靠得不是一直注視著某個東西,而是不斷地調整和適應視野。如此一來,才能真正聚焦在這些事情上面,做出正確的判斷。

因此,為了擁有「焦點」,我們必須逃離日常以便聚焦。

作者說:「當我們說到焦點的時候,指的不是挑一個問題或可能性,然後著魔似的思考它。這邊指的是聚焦,是為了探索 100 個問題和可能性而創造出空間。」只有當我們在每天的生活,都「刻意」安排出一個時間,用來思考和規劃,才有可能判斷出哪些是「瑣碎的事」、哪些是「重要的事」。

只是稍嫌可惜的地方,在於判斷瑣事和要事之間作者並沒有提供很具體的「挑選原則」。我認為,一旦我們替自己預留了時間和空間,就可以用「艾森豪矩陣」這套方法,從急迫性和重要性的兩種角度,來對每一件事情做出輕重緩急的分類。我自己習慣在每天早晨起床,就使用子彈筆記安排當天的重點任務,利用艾森豪矩陣,把「重要/急迫」和「重要/不急迫」的事情安排上去,捨棄掉其他不重要的。你可以在每天都預留一個固定的時間,用來安排優先次序。

如同作者所說:「我們的最高優先事項,就是保護我們排定優先次序的能力。」記得讓自己退一步,重新檢視,重新聚焦。

如果你不替自己的生活排定優先次序,別人就會代勞。

《少,但是更好》心得:做更少、活更好的三個方法 2
艾森豪矩陣,圖片來源:英語島

2.如何簡化?

在第二個步驟裡,有兩個方法讓我印象深刻。

第一個方法是「簡化目標」。

作者提到在矽谷,有很多的公司都設計了一套「浮誇」的使命宣言,像是「透過優質的客服、創新、品質,來達成利潤成長」,或是「成為每一個市場的領導者,並使我們的顧客和股東受益」。這類型的使命宣言,好像放到任何一家公司都適用。而且,還有很多公司喜歡加入一堆「流行語」(Buzzword),像是最近的元宇宙、區塊鍊、NFT、加密貨幣,如果你聽到某一家公司把這些字全部都放在使命宣言裡,你一定要特別當心。華麗和複雜,是專準主義的敵人。

簡化目標的最佳範例,莫過於瑪莎.福克斯(Martha Fox)的故事。她被指派為英國首任的「數位推手」,她在撰寫自己的職務目標的時候,捨棄了一堆華麗的數位詞藻,她和團隊只寫下了一句話:「在 2012 年底以前,讓英國每一個人都可以連上網路。」這個描述,可以清楚地回答「我們怎麼知道自己成功了?」這個問題,是成是敗,一目瞭然。

專準主義者會記得堅守簡單的本質,完成最重要的事。

第二個方法是「懂得拒絕」。

美國十九世紀幽默作家喬許.比斯林(Josh Billings)曾經說過:「這一生,有半數的煩惱源自於答應得太快,而非拒絕得不夠快。」作者對此進一步補充,普通人常常會不假思索地,答應了太多的事情,接受了太多請求,最後卻賠上了拖延、超載和懊悔的心情。

回到專準主義的核心思想:「絕大部分的事情都是不重要的」。如果有任何的事情或請求,你覺得「還好而已」,那就不要答應;反之,如果你覺得「太棒了,這件事非我不可」,那你就點頭。做出回應之前,記得回顧自己的真正目標,任何偏離目標的事情,都是明確的「不」。我在寫完了〈「如何拒絕」是一門藝術,更是我們每個人的必修課題〉這篇文章之後,再讀到這個段落,更是心有所感。

專準主義強調在生活中要善用「減法」,而不是永無止盡的「加法」。

生活的智慧,就在於消除那些不必要的東西。

林語堂

3.如何準確執行?

第三個步驟裡,當我們朝著真正重要的事情前進時,就可以遵循「完成勝過完美」這個準則。

作者舉他自己為例,他喜歡採取矽谷企業常用的「最小可行產品」(Minimal Viable Product)來推動進度,這個概念指的是「提供顧客既有用、又有價值的最簡單產品。」他運用在自己的「寫書」過程上面。他會先在 Twitter 上面分享一個簡短的想法,如果這個想法引發了共鳴,他就會在《哈佛商業評論》上面寫一篇部落格文章,最後再把這些文章整理成這本書的主要內容。

透過這種方式,他專注在執行「最小」的事情上面,又能一步步推動自己的進展。

在書中,作者引用了一位橄欖球教練的座右銘,讓我眼睛為之一亮。這位教練名叫賴瑞.蓋爾維克斯(Larry Gelwix),過去 36 年來他領軍的高中球隊,戰績是 418 勝 10 敗。當別人採訪他勝利的秘訣時,他說:「我們只是一直贏。」他指的不只是勝場的紀錄,而是「」(Win)的三個英文字的縮寫:「當下最重要的是什麼?」(What’s Important Now?)他總是教導球員,只要去做好「此時此刻」的動作和跑位就可以了,別去擔憂過去和未來的表現。

總結專準主義的三個步驟,透過第一步「精挑」,選擇真正重要的事情;第二步「簡化」,捨去和拒絕一切不重要的事情;第三步「準確執行」,全心全意投入在當下最重要的事情。

football player carrying brown football
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後記:少即是多

我認為《少,但是更好》是一本教我們「少即是多的『重要性』」的書,我特別喜歡書中的這句話:「當我們回顧自己的事業和生活時,你想要看到一長串其實不太重要的成就清單,還是只看到少數幾個具有真正意義和重要性的主要成就呢。」或許,追求的更少,意味著更好。

不過我在開頭有提到,這本書大部分是從企業主管的角度切入(許多原文都刊登在《哈佛商業評論》上),所以有很多建議是適用在「領導者」身上,但不見得這麼適用於普通員工。如果你還沒讀這本書,就已經對「少即是多」的概念完全買單,或者已經身體力行了,那麼這本書你就可以跳過。

在讀完這本書後,如果你想要更「具體」的行動策略,我會推薦另外的三本書。想學習如何挑選任務、排定優先序,就讀《深度工作力》去找出有價值的「深度」工作。想學習化繁為簡和減法策略,就讀《極度專注力》,這本書會教你排除分心和干擾。想學準確的執行,就必須養成一種持續性的習慣,在這方面沒有書寫得比《原子習慣》更好了。

最後,在什麼時候,我們才會知道自己走在專準主義的道路上呢?最貼切的,莫過於作者的這段描述:「當別人說好的時候,你會發現自己說不。當別人在工作的時候,你會發現自己正在思考。當別人忙著說話的時候,你會發現自己正在傾聽。當別人在聚光燈下爭奪目光的時候,你會發現自己在場邊等待真正發光的時刻來臨。當別人在增加他們履歷表上的轉職經驗時,你正在打造有意義的事業。當別人過著充滿壓力和混亂的生活時,你正過著充滿影響力和成就感的生活。

在這個有太多事情可以忙的社會中,成為一個專準主義者,正是一種安靜的革命行動。希望我們都能做得更少、活得更好。


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