市面上這麼多種「筆記軟體」,到底該選哪一個?
關於筆記軟體的選用,我們根本問錯了問題。
我們以為的問題是這樣:
「我應該換軟體嗎?我以前都用 XXX 軟體來做筆記,我該換成 Heptabase 嗎?」
「Heptabase 有比 XXX 軟體好用嗎?它有 XXX 筆記軟體的 YYY 功能嗎?」
「像那個誰誰誰都推薦使用 XXX 來做筆記,Heptabase 會比 XXX 好用嗎?」
「Heptabase 要付費訂閱耶,我難道不能只用免費的 XXX 來做筆記嗎?」
這是一系列錯誤的問題。
嚴謹一點來講,應該不能算是「錯誤」,而是當我們的眼界只能看到某個東西的「局部」的時候,我們只能問出充滿「侷限性」的問題。
真相是,侷限性的問題只能引導出侷限性的答案,而好的問題才會引導出好的答案。
當我們還不知道 Heptabase 提供的殺手級應用、破壞性創新的「白板」(Whiteboard)功能之前,我們不知道它其實跑在另外一個全新的賽道上。
更有趣的是,我們根本不知道有這個「賽道」。
這是一條什麼樣的「賽道」?
那就是「對複雜的事物建立深度理解的能力」。

你如何理解複雜事物?
很多人面對「複雜事物」的時候,都會有一個類似的困境,包含我自己也是。
我們覺得自己的「腦袋好像糨糊做的」,怎麼讀完了一堆東西、看了一堆講解、聽完了一堆說法,結果總是難以下嚥,我們覺得「把龐大資訊整理成簡潔好懂的東西,是一件天大的難事」。
我們以為這種事情只有「書卷獎」或「神人」才能做得到。結果,我們誤以為「對複雜的事物建立深度理解的能力」是一種某些人類天生擁有的「天賦」。
這種迷思,導致我們打從一開始,就把自己屏除在外。
屏除在「擁有理解複雜事物的能力」之外。
然而,事實的真相是什麼?
那些所謂的神人,他們只是花費了遠比你還痛苦的時光,絞盡腦汁去拆解、分析、重組龐大又複雜的資訊,最後透過「比平常人勝出那麼一點點的腦力」,最終形成自己的理解。
他們使用的工具有哪些?
零散在各地的便條紙、隨手筆記、截圖、東拼西湊、零散的檔案、各種你可能還沒聽過的軟體功能。當大家能用的工具(無論是軟體工具或真實世界的工具)都差不多的時候,他們其實沒有比我們好到哪裡去。
他們之所以能「比較理解」這些複雜的事物,只是因為他們在困境當中(這是一種有益的困境)絞盡腦汁,在大腦中形成一份「比平常人」更多一點的理解罷了。他們可能在腦中浮現了比較清晰的框架、流程圖、樹狀圖、因果關係圖。他們對於這些複雜事物的理解,比起一般人多了「一咪咪」的視覺化(圖像化)理解。
那些能理解複雜事物的人,只是比較辛苦的一般人。
你也能擁有這種能力嗎?
打從 Heptabase 測試版時期使用至今的我,終於在某個時刻恍然大悟。
原來 Heptabase 這款軟體的誕生,它背後的真實的意義是:把「對複雜的事物建立深度理解的能力」賦予所有的「一般人」。他讓我們每個人都能具備這種看似「超能力」的能力。
我們以前為什麼無法體會到這種「超能力」?那只是因為我們「從來沒有」擁有過類似軟體的使用經驗,我們不知道竟然有軟體可以「賦予」我們這種超能力!
回到我們前面提到的「錯誤的問題」。
對於「對複雜的事物建立深度理解的能力」這件事來說,我們的經驗是什麼?
我們使用許多「工具」來學習一門學科、看一篇論文、摘錄一本書、進行一項專案、做一項客戶分析…等其他廣義和狹義的「知識型工作」。
對於大部分的人來說,我們可能花費一部份的時間操作「數位軟體」,一部份的時間操作「類比工具」,像是便條紙、筆記本、A4 空白紙、辦公室的白板、家裡的軟木板。這些形形色色的「工具」組合起來,讓我們擁有了最基本的「對複雜的事物建立深度理解的能力」。
每個知道如何操作電腦的人,都有類似這樣的經驗。
在進入數位時代之後,我們有了軟體的輔助。我們有 Word 可以打字,有 Excel 可以整理報表,有 PowerPoint 可以剪貼圖片和文字。
進入網路時代之後,人們開始利用軟體工具來寫筆記,我們有 Evernote 和 Notion,用來整理龐大的數位資訊,讓我們的數位生活變得更有條理。我們有了 Figma 和 Xmind,幫我們透過圖像化的方式,組織原本看似抽象和虛幻的資訊。
這些軟體只是舉例,世界上還有其他八萬七千多種玲郎滿目的工具軟體,每個人都有自己的軟體使用經驗。
我們在某種程度上,都具備這樣的能力——「對複雜的事物建立深度理解的能力」,只是品質有高有低罷了。

你以為筆記軟體就是終點?
我們以為的理解資訊,大多離不開從「文字」開始。
像是對這些筆記軟體的操作來說,最常見的情境,離不開對於文字和圖片的「複製貼上」、透過「敲鍵盤打字」,甚至先進一點「語音輸入轉文字」的輸入操作。
我們因為眼前工具在功能上的「侷限性」,認為對於大量資訊的理解跟吸收,必須仰賴被稱之為「筆記軟體」的工具來做到。
在學校時、在書店裡、在網路上、在 YouTube 影片裡、從親朋好友的口中,我們聽到各式各樣的「筆記方法」,我們可能也嘗試過其中的幾種筆記方法。
隨著近年 Roam Reearch、Obsidian、Logseq、Tana 等筆記軟體雨後春筍般推出,我們急著找到一款「更好的」筆記軟體,來讓我們在打字輸入的時候,能多出那麼一絲絲的暢快感。我們東奔西走找了半天,其實都離不開一個功能的侷限性,我們只是在尋找一個更好的「文字編輯器」(或者廣義一點,可以貼圖片和影片的多媒體編輯器)。
正因為絕大部分所謂的「筆記軟體」,都是基於「文字編輯器」的改良和精進,像是從記事本、Word、Evernote、Notion、Roam Reearch…等一路上的功能革新,都是讓我們在電腦上輸入文字、整理文字、編輯文字變得更加方便有效。
久而久之(也過了十幾二十年了),我們眼前所能看到的軟體功能就是「這個文字輸入比較順暢」「這個資訊儲存的結構比較方便」「這個可以同步到雲端」「這個可以把文字連結到其他檔案」。我們停留在對於更好的文字編輯器的想像。
事實上,想要對複雜的事物建立深度理解,「文字編輯器」可以在某種程度上幫助我們,但我們還是要仰賴其他各種工具的整合使用(例如在筆記紙上畫框架或流程,在軟木板上釘便條紙),才能達到最終趨近於完整的理解。
我們需要的不只是「更好」的工具,我們真正需要的是「最好」的工具,最好的「對複雜的事物建立深度理解的能力」的工具。
當我們誤以為筆記軟體就是終點的時候,Heptabase 出現了。
一款有助於深度理解的軟體長什麼樣子?
你可以想像嗎?能夠普及化「對複雜的事物建立深度理解的能力」的世界是什麼樣子?
Heptabase 就是一款在這條全新賽道上——「對複雜的事物建立深度理解的能力」的賽道——最好的工具。
其中最關鍵的「殺手級應用」功能就是「白板」(Whiteboard)。我們在軟體裡建立白板,這是一個可以無限擴大、自由度極高的空白版面,在白板裡我們可以:建立一張卡片、建立一個區塊、建立卡片和區塊的連線、在任意處插入文字和圖片、繪製心智圖。
在這個白板功能裡,等於是整合了各種「很好」的功能,像是:Word 簡單直覺的文字編輯、PowerPoint 的文字插入和圖片剪貼、Evernote 或 Notion 雲端文字編輯器的操作體驗、Figma 視覺化的流程連線和框架規劃、Obsidian 快速的文字超連結和雙向鏈結功能、Xmind 流暢的心智圖繪製,接近於真實世界白板/黑板/軟木板隨心所欲的物件操作體驗。
像是我自己在過去兩年多來,就藉由 Heptabase 的白板功能寫出一本十萬多字的暢銷書、運籌帷幄營運一家公司必備的商業模式圖、理解和組織來自不同書籍的龐大資訊,甚至運用白板快速規劃了一趟豐富的馬來西亞自由行(在此之前我對這個國家一點概念都沒有)。
以前我們會覺得要達成「深度理解」和做好「知識工作」是一件很嚴肅的事情。可是當我透過 Heptabase 的白板功能進行操作,我覺得自己就像在一座知識和資訊的遊樂場裡面玩耍。我更懂得享受這種處理資訊時「絞盡腦汁」的樂趣,而不是被軟體和工具的功能給綁住手腳。
雖然市面上也有許多「看似提供了類似功能」的白板軟體,但是它們想解決的本質問題跟 Heptabase 仍有巨大的差異。
我引用 Heptabase 創辦人詹雨安解釋這些差異的一段精準描述:「市面上大部分的白板都是為了繪圖或發想而生的,而 Heptabase 的白板則是為了深度的知識工作而生的。這件事情反映在 Heptabase 的白板與許多與處理知識相關功能的整合上。」
他接著舉例說明:「白板上的卡片具有如 Notion 般的所見即所得的編輯器體驗,可以放任何你想像得到的區塊內容和多媒體;卡片之間可以像 Obsidian 一樣輕易地建立雙向連結、構成知識網路;卡片可以被安放在 Xmind 等級的心智圖結構上,透過這樣的結構去快速地自動佈局卡片之間的相對位置;你可以選取大卡片的部分內容,輕易地拖拉到白板上拆碎成多張小卡片;你也可以選取 PDF 上的內容,輕易地像 MarginNote 那般將 Highlight 拖放到白板之上;你可以像 Figma 和 Miro 一樣,在卡片和其他物件之間建立客製化箭頭,或是將大量物件群組到同一個 Section 底下。」
他總結道:「當這些不同的功能在被整合到白板上以後,就會變成一個『知識的操作系統』,讓你能用更高的維度去拆解和理解你學習的知識。」對此,我深感同意,我們需要的不是成為 N 種軟體的操作專家,而是當一個在知識操作系統裡面玩耍的小孩。
從來沒人有需要告訴小孩該如何玩耍,他們自己就會玩,對吧?
一個好的軟體,特別是用於操作知識的軟體,更該如此。這正是 Heptabase 白板帶給我的體驗,它打破了許多軟體功能之間的藩籬,讓我想怎麼玩,就怎麼玩。
我以身為 Heptabase 的重度使用者給出一項結論:
當以上這些「很好」的功能,全部被整合在一個「操作簡單且體驗流暢」的白板功能裡的時候,Heptabase 就成為了當今市面上「最好」的「對複雜的事物建立深度理解的能力」的軟體工具。

成為最好比成為更好還容易?
我從多次與 Heptabase 創辦人詹雨安交流的過程中,深刻體會到他對於「提升人類對複雜事物的理解能力」的使命感。
我試著回答自己心中的一個問題:「為什麼 Heptabase 團隊致力於打造一款最好的工具?這難道不辛苦嗎?」不,這反而讓所有事情變得更容易。
我回想起矽谷新創教父 Paul Graham 曾寫過的一段話:「儘管嘗試成為最好似乎會承擔重大負擔,但在實際操作中,你常常最終會得到更多。這是令人興奮的,也帶來一種奇妙的自由感。它使事情變得簡單。在某些方面,嘗試成為「最好」比僅僅嘗試成為「好」還要更容易。」
也就是說,不要試著成為某個軟體的「改良版」,也不要試著成為某幾個軟體的「替代品」,而是直接打造一款「最好的」能幫助人們「對複雜的事物建立深度理解的能力」的軟體。然後依據這個精神,去思考這款軟體需要哪些「舊的」功能,需要創造哪些「新的」功能。
這種打造產品的思路,就是我打從 Heptabase 測試版的時代加入使用到現在,所深刻體會到的。
你或許會感到好奇,到底「誰」需要對複雜的事物建立深度理解的能力?
廣義的答案是「每一個人」。
狹義的答案是「他們的工作能產生高附加價值的人」。
自從 Heptabase 推出以來,在活躍的使用者群組當中,我們看到了各種使用案例:
公司高層用來規劃營運策略,律師用來閱讀和分析合約,醫師用來整理個案分析,業務用來整理客戶案例,學者用來研究和撰寫論文,學生用來研讀課業和準備考試,內容創作者用來將素材轉化為作品,作家和編劇用來撰寫書籍和劇本,專案經理用來整合不同團隊的意見回饋,行銷專家用來擬定銷售策略。
這些橫跨不同年紀和產業的知識工作者們不約而同地發現,透過 Heptabase 竟然可以如此快速、有效且流暢地,完成以前那些需要大費周章、動用許多工具才能完成的「複雜任務」。我自己使用白板功能之後,同樣感到這種「腦洞大開」(mind blowing)的震撼感。
簡單來說,在「對複雜的事物建立深度理解的能力」這條賽道上,Heptabase 的「白板」功能(幾乎)整合了所有「必備」的功能,並且賦予給我們。讓我們透過「十歲小孩」也能學會的簡單鍵鼠操作,就能在這款軟體上面發揮「超能力」——對複雜的事物建立深度理解的能力。
要完成上面這些「複雜」的任務,原本需要零散在各處的「數位和非數位工具」才能達成,現在被大幅簡化成了只要透過 Heptabase 就能完成絕大部分的「深度工作」,進而對於這些複雜的事物建立起深度的理解。
你該換工具還是不換工具?
自從我開始分享自己的 Heptabase 使用經驗之後,很多讀者透過私訊或電子郵件向我提問。
由於大家知道我以往使用過許多筆記軟體,像是 Evernote、Notion、Obsidian,所以他們向我提出這類型的問題:「想了解對於已經用 Notion 上手的人,會建議換去 Heptabase 嗎?是否有邊際效益?Heptabase 有辦法完全取代 Notion 使用的場景嗎?」
這是很棒的問題,就像有讀者留言評論道:「操作、熟悉與切換工具本身就是一個成本,倘若其產生的效益不能大於成本,那該工具就失去了意義。」的確,如果我們以「替換」的角度去思考,的確必須考慮背後要付出的成本。
但是,我對於使用 Heptabaes 的深切體悟是:不是換工具,而是學會使用一個新工具——「對複雜的事物建立深度理解的能力」的新工具。
Heptabase 的出現,完美彌補了這個功能的缺口。以往我需要透過大量軟體工具還搞不定的事情(或者是搞得沒那麼好的事情),現在有了白板功能協助我把這些事情「搞定」。
活用數位軟體的生產力專家侯智薰(雷蒙)跟瓦基一樣是「用 Notion 來管理專案跟任務的進度、安排行程、還有共享文件和多人協作」,至於碎片或系統化閱讀的讀書筆記,則是在 Readwise & Heptabase 上面進行。
這種使用軟體的心態,就是讓軟體功能「反過來」為我們自己服務,而不是將就於某個軟體本身的功能。
也就是說,當我們想完成一項「深度工作」,工作流程包含了思考、組織和產出(以及許多瑣碎但不能忽略的細節)…等許多環節,我們選用了「最適合」的功能來完成工作流程,而不是侷限自己只能選擇某一種。我也推薦雷蒙的這篇文章〈為什麼我不用 PARA 了?PAI 個人知識管理系統〉,會讓你更瞭解選用不同「軟體功能」和「操作流程」背後的思維。
因此,我的建議是不要從「替換」的角度去看待選用軟體的事情,而是實際去「試用」和「體驗」Heptabase 的「白板」功能,你或許會發現,這個功能可以幫助你解決「以前難以解決的問題」,那些跟「對複雜的事物建立深度理解」有關的問題(前往官網註冊免費試用七天)。
你可以像我一樣,用白板來拆解一本書的知識內容;用白板來學習一個新的學科;用白板來分析工作中的個案;用白板來理解一個國家的歷史;用白板來規劃和紀錄旅遊行程…等。不要把這些事情當成回家作業,而是讓自己重新當一次孩子,在白板裡面遊玩,試著排列、拆解、拼湊、重新組合這些事情。
從來沒有工具能讓這件事情如此好玩,這也就是為什麼我們不用想著「替換」,而是嘗試看看擁有一個全新的工具,讓對於「知識的操作」變成一種近似於遊樂場的有趣體驗。

所以什麼才是正確的問題?
回到文章開頭的問題,我們的問題為什麼「錯了」?
那是因為我們原本還不知道 Heptabase 能提供的真正價值,所以我們會以「替換」的角度來問問題,我們對軟體功能的想像「侷限在舊的軟體」當中。所以我們會問出像是這些問題:
「我應該換軟體嗎?我以前都用 XXX 軟體來做筆記,我該換成 Heptabase 嗎?」
「Heptabase 有比 XXX 軟體好用嗎?它有 XXX 筆記軟體的 YYY 功能嗎?」
「像那個誰誰誰都推薦使用 XXX 來做筆記,Heptabase 會比 XXX 好用嗎?」
「Heptabase 要付費訂閱耶,我難道不能只用免費的 XXX 來做筆記嗎?」
追根究柢,大部分的人對於選用筆記軟體的困惑,只是停留在「挑選一個更好的文字編輯器或檔案管理庫」,我們不斷從一個軟體換到另一個,但終究難以達成我們真正想要的事情:「對複雜的事物建立深度理解的能力」。
這也是我將 Heptabase 用於《卡片盒筆記》之後的實踐感想與心得、大力推薦的原因,你也可以前往閱讀我的另外一篇文章〈使用卡片盒筆記法兩年後,我的改變和具體收穫〉,文章裡描述的眾多收穫就是使用 Heptabase 之後獲得的好處 。
而 Heptabase 正好提供給我們這樣的能力。這個能力就是基於「白板」功能上完美展現出來。這也正是 Heptabase 目前的優勢,白板是其他軟體根本沒有、仍無法匹敵的功能(前往官網註冊免費試用七天)。
因此,我們的問題應該變成:「我想要擁有這種超能力嗎?這種對複雜的事物建立深度理解的能力。」
或者更現實一點的問題:「我想要『只透過一個軟體』和付出少許的『訂閱費用』,就能擁有這種超能力嗎?」
我的答案是斬釘截鐵的:「我當然想要。」
後記:消費者究竟想要什麼?
在撰寫這篇文章的時候,我一直想起 Steve Jobs 在帶領蘋果麥金塔團隊培訓時的一段對話。
其中一名團隊成員提問,要不要做一些市場調查來瞭解消費者的需求。賈伯斯回答道:「不用,因為在我們向消費者展示產品前,他們也不知道自己究竟想要什麼。」他還引用了亨利.福特(Henry Ford)的名言:「如果我問消費者他們想要什麼,答案會是一匹更快的馬。」
這就像是以前的我,我問自己想要什麼軟體,我會說我要一個更好的筆記軟體。
然而,就如同賈伯斯所說的:「消費者並不知道自己需要什麼,直到我們拿出自己的產品時,他們就發現,這是我要的東西。」
直到 Heptabase 端出了這個產品,我才發現:「這才是我想要的東西」。
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謝謝您寫的這篇文章,我非常讚同詹雨安開發Heptabase背後的願景。不過,我覺得您可能誤解Roam Research所設計的雙向鏈接的功能。若依照開發者所寫的白皮書來看,Roam Research並不是文字編輯器,而是期待雙向鏈接能夠打破階層化的分類思維方式,而讓每一個被引用的知識節點能夠被嵌入不同的脈絡中,就像是在Tweeter上,每個人都能夠轉錄別人的tweet,並使之被嵌入在自己的脈絡中。就這點而言,這種思考和文字編輯器是完全不同的,因而也不適合被放在與Word同等的意義上比較。提供一點看法給您參考。
Hi Chunwei
謝謝回饋,很同意你說的 Roam Research 「打破階層化的分類思維方式」的設計理念,它確實也是這個領域的先驅,這點我是明白的。
文中的「文字編輯器」只是一種極度簡化的說法,跟 Word 放在同一段僅僅是文字編輯軟體發展脈絡的回顧,並不是一個嚴謹的比較。
我想論述的主要是很多人仍停留在「尋找更好的文字編輯器」,因而無法觸碰到這些軟體背後提供的深層意涵。
瓦基您好,
謝謝您的回應,我也理解您的意思。
不過,我傾向認為,倘若我們希望凸顯一個軟體所能帶給我們不同的學習體驗,那我覺得從開發者的願景來談,可能會較為恰當,也可以讓更多人理解到,許多筆記軟體其實是企圖讓人們能有不同的知識管理或思維方法的嘗試。
如您所說,對很多人而言,需求可能只是「尋找更好的文字編輯器」,倘若如此,那這也就無關乎選擇哪個筆記軟體,就像是Allen在您的專訪中也說,若使用者要將Heptabase視為筆記軟體,他也不認為不行,然而,他同時強調,重要的還是開發者自己怎麼樣看自己所設計的軟體。
白板確實是Heptabase的亮點,是覺化的卡片排佈確實令人感覺震撼,但若就Allen所言,他期望每個人都能夠對問題有深度的理解,而在此同時,他也強調:「在 Heptabase,我們相信現代人在學習、研究和解決問題上遇到的最大困境並不是缺乏知識,而是缺乏將無數個單點知識串連起來的脈絡,以及建構並保存這些脈絡的工具。如果我們能為知識保存脈絡,並且讓全人類共享這些知識的脈絡,當其他人想學習和研究相同的知識時,就能利用這些知識的脈絡來建立更加全面且深入的理解。」在我看來,Allen這段話與Roam Research的開發者所提供的願景能夠相呼應。在Heptabase中,不也設計了卡片複用的功能,讓特定知識點可以被放在不同的理解脈絡中嗎?這也是Roam Research開發者強調雙向鏈接的關鍵。
從功能設計而言,這兩個軟體有類似之處,而就開發者的願景來看,他們也嘗試突破不同於過往我們所熟悉的「文字編輯器」的侷限。即便二者在功能設計上有所不同,但卻都強調能夠為集體智慧的累積提供某種平台。我覺得,鼓勵大家從開發者的角度來深化學習體驗,可能更具意義。
謝謝補充 Roam Research 的開發者願景,如果要持平而論,的確要像你所說的,同時深究到背後的開發願景。
不過我對於 RR 開發背景的熟悉度遠低於 Heptabase,所以非常感謝你的補充,讓大家可以看到更完整的面向!